ESTRATEGIAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA OPTIMIZAR EL ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA PREFECTURA DE ESMERALDAS, ECUADOR

Resumen

DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v9i17.0690

Resumen

La gestión documental, se erige como un componente del proceso administrativo de cualquier institución, siendo, la custodia de los documentos generados en su operatividad, una de las actividades de más significancia dentro de su ejecución cotidiana. Su importancia se devela desde su empleo para la toma de decisiones, o en todo caso como medio para ejercer control sobre lo actuado. Por lo descrito, el objetivo de este estudio fue, valorar la gestión administrativa en la Prefectura de Esmeraldas como medio para la optimización del archivo documental a través del establecimiento de estrategias. Para este propósito se realizó una investigación de carácter cualitativa con sus derivaciones descriptiva, de campo, transversal y documental. En lo concerniente a los métodos utilizados, el deductivo guio la estructura del artículo de lo general a lo específico, pero, además, el método 8D permitió evaluar la calidad del proceso archivístico de la entidad objeto de estudio, siendo la entrevista la técnica utilizada para obtener los datos requeridos para su implementación. Se evidencian falencias existentes en el archivo documental, y fundamentalmente en lo relativo a la falta de su depuración, de ahí que se plantean posibles soluciones a practicarse en el futuro inmediato. Finalmente, se concluye que no es efectiva la gestión administrativa de la Prefectura de Esmeraldas en cuanto a la optimización del archivo documental, fundamentalmente porque no se han planteado objetivos concretos como parte de un plan funcional.

Palabras claves: gestión documental, archivo, gestión administrativa, proceso administrativo.

Abstract

Document management is a component of any institution's administrative process. The safekeeping of documents generated during its operations is one of the most significant activities in its daily execution. Its importance is revealed by its use in decision-making, or, at least, as a means of exercising control over actions. Based on the above, the objective of this study was to assess administrative management in the Prefecture of Esmeraldas as a means of optimizing documentary archiving through the establishment of strategies. For this purpose, a qualitative study was conducted with descriptive, field, cross-sectional, and documentary implications. Regarding the methods used, the deductive method guided the structure of the article from the general to the specific. In addition, the 8D method allowed for the evaluation of the quality of the archival process of the entity under study, with interviews being the technique used to obtain the data required for its implementation. Deficiencies in the documentary archive are evident, primarily related to the lack of purification, and therefore possible solutions for the immediate future are proposed. Finally, it is concluded that the administrative management of the Esmeraldas Prefecture is ineffective in optimizing the documentary archive, primarily because specific objectives have not been established as part of a functional plan.

Keywords: document management, archive, administrative management, administrative process.

Información del manuscrito:
Fecha de recepción: 05 de abril de 2025.
Fecha de aceptación: 20 de junio de 2025.
Fecha de publicación: 10 de julio de 2025.