ADMINISTRATIVE MANAGEMENT FOR OPTIMIZATION OF THE DOCUMENTARY ARCHIVE IN THE PREFECTURE OF ESMERALDAS, ECUADOR
Keywords:
document management, archive, administrative management, administrative processAbstract
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v9i17.0690
Abstract
Document management is a component of any institution's administrative process. The safekeeping of documents generated during its operations is one of the most significant activities in its daily execution. Its importance is revealed by its use in decision-making, or, at least, as a means of exercising control over actions. Based on the above, the objective of this study was to assess administrative management in the Prefecture of Esmeraldas as a means of optimizing documentary archiving through the establishment of strategies. For this purpose, a qualitative study was conducted with descriptive, field, cross-sectional, and documentary implications. Regarding the methods used, the deductive method guided the structure of the article from the general to the specific. In addition, the 8D method allowed for the evaluation of the quality of the archival process of the entity under study, with interviews being the technique used to obtain the data required for its implementation. Deficiencies in the documentary archive are evident, primarily related to the lack of purification, and therefore possible solutions for the immediate future are proposed. Finally, it is concluded that the administrative management of the Esmeraldas Prefecture is ineffective in optimizing the documentary archive, primarily because specific objectives have not been established as part of a functional plan.
Keywords: document management, archive, administrative management, administrative process.
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