Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 4, Número 7 (Ed. Esp. diciembre) ISSN: 2697-3456  
Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v4i7edespdic2.0086  
ROL DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN  
DE ARCHIVO EN EL INSTITUTO DE FOMENTO AL TALENTO HUMANO DE  
PORTOVIEJO  
ROLE OF THE INFORMATION PROFESSIONAL IN THE ARCHIVE  
ORGANIZATION AT THE INSTITUTE FOR THE PROMOTION OF HUMAN  
TALENT OF PORTOVIEJO  
Saltos-Catagua Lila María *; Macías-Vera Gabriela Monserrate2  
1
1, 2  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
*
Correo: lila.saltos@utm.edu.ec  
Resumen  
Caracterizar el rol del gestor de información en el Archivo del Instituto de Fomento al Talento  
Humano del cantón Portoviejo, Ecuador, motiva la presente investigación; la metodología  
utilizada es de modo descriptivo, con enfoque bibliográfico de los supuestos teóricos sobre el rol  
que desempeña el gestor de información, mediante análisis documental y síntesis; se aplicó ficha  
de observación y entrevista estructurada como métodos para recoger datos. Los resultados  
demuestran que la institución participante en este estudio, no cuenta con el apoyo de un  
profesional en archivología y que los procesos que se desarrollan en el archivo del Instituto de  
Fomento del Talento Humano, son básicos; en la entrevista realizada se puede detectar la  
necesidad que expresan lo directivos de contar con un profesional en el área que con  
conocimiento técnico – científico realice los procesos archivísticos correspondientes , como  
conclusión se puede indicar que se requiere del aporte de un gestor de información para el  
proceso de gestión documental y organización de archivos, debido a que está formado  
académicamente para realizar una labor eficiente considerando que los documentos de archivo  
guardan la memoria y trayectoria de cada institución.  
Palabras claves: Gestor de información, organización de documentos, archivos, gestión  
documental.  
Abstract  
Characterizing the role of the information manager in the Archive of the Instituto de Fomento al  
Talento Humano of the canton Portoviejo, Ecuador, motivates this research, the methodology  
used is descriptive, with a bibliographic approach to the theoretical assumptions about the role  
played by the manager information, documentary analysis and synthesis; Observation sheet and  
structured interview were applied as methods to collect data. The results show that the  
participating institution in this study does not have the support of an archival professional and that  
the processes that are developed in the archives of the Institute for the Promotion of Human  
Talent are basic; In the interview carried out, it is possible to detect the need expressed by the  
managers to have a professional in the area who with technical-scientific knowledge performs the  
corresponding archival processes, as a conclusion it can be indicated that the contribution of an  
information manager is required for the document management process and file organization,  
due to the fact that it is academically trained to carry out an efficient work considering that file  
documents keep the memory and trajectory of each institution.  
Keywords: Information manager, document organization, archives, document management.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 01 de diciembre de 2020.  
Fecha de aceptación: 30 de noviembre de 2020.  
Fecha de publicación: 31 de diciembre de 2020.  
5
5
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
1
. Introducción  
organizaciones como la UNESCO y  
el Consejo Internacional de Archivo  
En el año 2018 durante la Cumbre  
Iberoamericana de Jefes de Estado  
y de Gobierno, se tomó la decisión  
de designar el año 2019 como el  
(CIA), han desarrollado campañas,  
creado programas y efectuado  
declaratorias sobre la relevancia y el  
papel de los archivos para el Estado,  
las instituciones y la sociedad. La  
archivística ha pasado de ser un  
trabajo empírico para convertirse en  
una actividad de preeminencia para  
“año Iberoamericano de los Archivos  
para la transparencia y la memoria”,  
esta declaratoria demuestra el  
interés y la importancia que en el  
siglo XX y XXI ha despertado la labor  
archivística.  
entidades públicas  
Surge entonces la  
y
privadas.  
imperativa  
(
Crespo, 2019) sostiene que la  
archivística ha evolucionado de tal  
forma que ha terminado  
presencia de profesionales  
y
especialistas en esta área, las  
instituciones que cuentan con  
profesionales en otras áreas,  
mediante cursos de formación  
preparan a su personal para un  
trabajo adecuado y a través de la  
práctica van obteniendo técnicas  
para desarrollar una conveniente  
gestión documental y organización  
de archivo, y , es que el tratamiento  
y valoración de los documentos de  
archivo es una misión que requiere  
de la aplicación de procesos  
sobrepasando la realidad del dato,  
adaptándose a los nuevos tiempos,  
ésta ha experimentado numerosos  
desafíos, desde ser considerada  
solo un oficio, a convertirse en una  
ciencia y con ello la implementación  
de sistemas y técnicas que han  
facilitado y acelerado su evolución.  
Para (Rodríguez, M.2002) desde la  
consideración de la Archivística  
como una ciencia empírica para el  
arreglo y organización de los  
archivos, hasta la actualidad, han  
archivísticos  
estandarizados,  
considerando que los documentos  
constituyen la memoria no solo de  
las instituciones públicas y privadas,  
recogen el pasado y presente de una  
sociedad lo que ha permitido que  
tengan marcada prerrogativa. La  
identificación, recuperación y acceso  
ocurrido  
muchos cambios  
El proceso de  
clasificación  
favorables.  
organización,  
y
recuperación de la información ha  
suscitado interés global, así  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
de la información archivística va a  
depender, en gran medida, de la  
asignación adecuada de estándares  
y normativas que manejan los  
profesionales archivólogos. (Moro y  
Llanes, 2016, p.201).  
documentos y aplicación de normas  
y estándares internacionales.  
La Asociación Ecuatoriana de  
Archiveros  
viene  
de  
manera  
constante haciendo énfasis en la  
necesidad que las instituciones  
públicas y privadas cuenten con  
En Ecuador a partir del presente  
siglo los archivos han tomado  
relevancia y se han creado algunas  
normativas y directrices desde el  
profesionales  
con  
formación  
académica; luchan también por su  
reconocimiento profesional, debido  
al hecho que tradicionalmente los  
historiadores han ocupado los  
puestos en el área de archivos; las  
mallas curriculares con que cuentan  
las universidades ecuatorianas que  
los forman, éstas son la Universidad  
Técnica de Manabí y la Universidad  
Estatal de Guayaquil, proveen a los  
profesionales de conocimientos  
técnico-científicos, teórico – práctico,  
para aportar de manera significativa  
al trabajo archivístico profesional,  
esta investigación se centra en  
determinar la importancia del gestor  
de información en el Archivo del  
Instituto de Fomento al Talento  
Humano del cantón Portoviejo y el rol  
que cumple en el proceso de manejo  
de los documentos que esta entidad  
gubernamental genera.  
SNAE  
(Sistema  
Nacional  
de  
Archivos del Ecuador) y la Secretaría  
de la Presidencia de la Republica  
para  
promover  
la  
correcta  
organización,  
valoración,  
conservación y acceso al patrimonio  
documental del país, la aplicación  
de estas normativas garantizan no  
solo procesos eficientes en materia  
de  
gestión  
documental  
y
organización de archivos, también  
han propiciado los procesos de  
entrega oportuna de información a  
los usuarios, este cambio paulatino  
que se viene dando también está  
dado por la participación de personal  
calificado, si bien en el país no se  
cuenta con gran cantidad de  
profesionales especializados, se  
hace imperativo la formación en área  
específica, que es fundamental para  
un correcto tratamiento de los  
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Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
2
. Metodología  
pasado, documentar el presente  
para preparar el futuro, son  
preceptos consagrados por el  
consejo Internacional de Archivos,  
como respaldo y valoración a la  
actividad archivística, el Instituto de  
Fomento al Talento Humano del  
cantón Portoviejo, es una entidad  
pública que maneja un rubro  
importante de documentos internos y  
de procesos ciudadanos que  
atiende, lo que motiva a llevar un  
La metodología aplicada es de  
carácter descriptivo, con enfoque  
bibliográfico de los supuestos  
teóricos sobre la función del archivo,  
la legislación vigente en Ecuador, el  
rol que desempeña el gestor de  
información, análisis documental y  
síntesis;  
investigación se aplicó ficha de  
observación entrevista  
como  
técnica  
de  
y
estructurada como métodos para  
recoger datos.  
registro  
minucioso  
de  
los  
documentos que genera como  
entidad productora y de captación de  
información de sus usuarios,  
3
. Marco teórico  
Continuando con Moro y Llanes,  
ellos afirman que los profesionales  
archivistas necesitan crear normas  
de codificación que convirtieran las  
estructuras de datos de los actuales  
estándares a un idioma entendible  
en el entorno electrónico, el papel de  
aplicando  
procedimientos  
que las  
estandarizados para  
acciones y criterios de organización  
con que se maneja el archivo de esta  
entidad pública se realicen con  
criterio técnico.  
(Bernal, 2018) en la caracterización  
los  
archiveros,  
profesionales  
de profesión desde el punto de vista  
sociológico menciona que la labor  
archivística requiere “conocimiento  
cualificados con formación inicial y  
continuada, sirve a la sociedad  
garantizando  
el  
proceso  
de  
científico  
y
un programa de  
producción de los documentos, su  
selección y su conservación para  
facilitar su uso; de igual manera el  
carácter esencia de los archivos para  
proteger los derechos ciudadanos,  
asegurar la memoria individual y  
colectiva, para comprender el  
formación especializado”. Es sabido  
que los procesos educativos en  
todos sus niveles son concebidos  
para  
desarrollar  
capacidades  
intelectuales y en caso de escoger  
una especialidad, el individuo que se  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
forma  
excepcionales para garantizar un  
trabajo eficiente. La archivística  
adquiere  
competencias  
información y los entes generadores.  
Los archivos son parte importante de  
toda institución, por esta razón el  
buen manejo asegura el derecho de  
acceso a la información y mejora la  
imagen institucional.  
entre otros fines debe hacer  
accesible los documentos de archivo  
para los usuarios, garantizando su  
conservación y fácil acceso (Cruz –  
Mundet, 2014).  
La archivística, es una parte  
fundamental para la administración  
de los documentos, por ende, de la  
gestión administrativa. Es así que se  
la considera una pieza importante en  
el valor de la información, debido al  
Archivo uno o más conjunto de  
documentos, sea cual sea su fecha,  
soporte,  
material  
y
forma,  
acumulados en un proceso natural  
por una persona o institución pública  
o privada, en el transcurso de su  
gestión, sirviendo para la historia,  
constante  
requerimiento  
de  
información por parte de la  
ciudadanía, lo que implica una  
mejora permanente de la calidad de  
los servicios y atención inmediata a  
quienes requieren de documentos de  
archivo. La regulación de estos  
procesos es el resultado de los  
cambios ocurridos en esta ciencia  
que transita, en la actualidad, por los  
(Heredia, 1991).  
(Fuster 2001) determina que los  
documentos de archivo son reflejo  
de las funciones y actividades del  
hombre, producto y testimonio de su  
gestión, en este contexto los  
documentos de archivo requieren de  
un especial cuidado por sus  
características intrínsecas como  
caminos  
del  
paradigma  
posmoderno. Siguiendo con Fuster,  
refiere también los principios  
elementales en lo que se basa la  
gestión archivística estos son los  
principio de procedencia, de orden  
natural y de acceso y restricción a los  
documentos de archivo, la aplicación  
de los mismos es de vital importancia  
para la correcta organización de los  
documentos y su puesta en valor,  
son:  
objetividad,  
autenticidad,  
originalidad.  
La administración  
pública y privada y la legislación en  
materia de archivo ha motivado el  
interés de las instituciones a valorar  
la importancia de los archivos para  
su trabajo y para la sociedad. La  
información está considerada un  
bien común, entre los usuarios de la  
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9
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
pues el profesional debe saber  
aplicar los principios y elaborar  
instrumentos para identificar las  
condiciones de procedencia, las de  
restricción, basadas siempre en  
norma vigente.  
deben relacionarse con un simple  
depósito de documentos, este  
contiene historia importante de la  
misma institución.  
El archivo del IFTH cumple con los  
objetivos de reunir, ordenar, y  
difundir la información contenida en  
sus documentos, como una manera  
de cumplir con la transparencia, su  
archivo se encuentra ordenado y  
clasificado con criterio técnico, los  
documentos que se encuentran en  
estado activo y pasivo dentro del  
Durante muchos años la descripción  
archivística fue considerada un  
proceso técnico y se asociaba a la  
elaboración de instrumentos de  
búsqueda catálogos,  
inventarios, índices) (Moro y Llanes,  
016, p. 196), en la actualidad se  
(guías,  
2
incluyen también procesos de  
digitalización mediante la aplicación  
de software especializados en  
materia de archivos que permiten  
ejecutar procesos que facilitan la  
mismo  
se  
aplican  
procesos  
estandarizados. Debido a que no  
existe un profesional en archivística  
el personal encargado de esta área  
tiene que recibir capacitación,  
actividad que se realiza dos veces al  
año, donde a través de diferentes  
técnicas aplicadas el personal  
aprende la manera adecuada de  
llevar en orden sistemático los  
documentos que se encuentran en  
dicha institución.  
organización,  
búsqueda  
y
recuperación de los documentos del  
archivo.  
Resulta  
imperativo  
que  
las  
instituciones cuenten con archivo  
general o centralizado, así como con  
archivos histórico, debido a que no  
puede existir una organización  
donde sus documentos estén  
desordenados, pues esto no solo  
genera una visión prospectiva a la  
organización, sino que permite un  
mejor vínculo entre las instituciones  
productoras de la información y la  
sociedad. Y es que los archivos no  
Función del archivo  
En criterio de Antonia Heredia, la  
función de los archivos consiste en:  
Reunir y recoger la información;  
Organizar la documentación a  
través de unas técnicas: clasificar,  
ordenar,  
conservar  
la  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
documentación, y en caso de  
necesidad, restaurarla, servir la  
documentación y la información,  
en primer lugar, a la institución de  
de acuerdo con el modelo  
establecido por la institución, para su  
pronto recuperación.  
Los archivos que reposan en el IFTH  
son heredados del IECE (Instituto  
Ecuatoriano de Crédito Educativo),  
de tal manera, los archivos que  
que depende, luego  
a
los  
ciudadanos, por último, al servicio  
de la investigación histórica.  
(Heredia 1991).  
reposan  
en  
el  
IFTH  
son  
Los archivos pueden contener  
diversas formas de organización,  
documentación desde 1980, 1990  
hasta la actualidad 2020.  
clasificación,  
conservación  
y
La normativa para la organización y  
recuperación de la información que  
contienen. El IFTH organiza su  
información con criterio alfabético y  
cronológico en su archivo activo,  
igual criterio aplica para el archivo  
pasivo. Para la aplicación de criterios  
de organización se guían con lo  
establecido en el SNAE, que  
identifica cinco categorías de  
plazos  
de  
conservación  
de  
documentos que maneja el archivo  
de acuerdo con las directrices  
emitidas desde la planta central se  
realizan de la siguiente manera: el  
archivo activo reposa por un lapso de  
7
años en la unidad productora con  
los documentos elaborados  
y
recibos, a partir de los 7 años se  
trasladan los documentos al archivo  
pasivo. Debido al terremoto ocurrido  
en el 2016 se está haciendo un  
levantamiento completo del archivo  
pasivo por motivo de que el edificio  
que anteriormente se laboraba sufrió  
afectación por este evento natural,  
archivo: gestión, central,  
descentralizado, intermedio  
histórico, para determinar el tiempo  
de conservación lo realizan  
conforme a la TPCD (Tabla de  
de  
e
Plazos  
de  
Conservación  
Documental).  
(Alvarado, 2019), sostiene que los  
debido  
este  
suceso  
alguna  
archivos en cualquiera de sus fases  
activos, pasivos o históricos deberán  
estar y permanecer accesibles para  
su consulta, el encargado de dicho  
archivo organizará los documentos  
información desapareció y otra se  
encuentra en proceso de ser  
restaurada para conservar la  
información que contiene. De los  
procedimientos que se aplican, se  
6
1
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
lleva un formato de descripción  
documental y una vez descrito cada  
documento se ubica en cajas TES15  
para su conservación.  
conservación integra en el  
tiempo.  
•
Asegurar que estas y cuantas  
funciones pueda desarrollar el  
archivo, queden firmemente  
Entre las funciones específicas de  
los archivos según Delgado (2019)  
podemos describir las siguientes:  
establecidas  
y
garantizadas  
mediante un reglamento de  
servicio.  
•
Organización y puesta en servicio  
Todo ello orientado a que el archivo  
sea un recurso básico de  
de la documentación administrativa,  
durante ese periodo de máxima  
utilidad para la gestión administrativa  
de las oficinas y para la toma de  
decisiones.  
información, al servicio de: · La  
administración que emite los  
documentos. · Los ciudadanos. · La  
investigación y la difusión cultural.  
•
Asegurar  
la  
transferencia  
Legislación en materia de archivo  
en Ecuador  
periódica al archivo de los  
documentos que ya no son de  
uso corriente por parte de las  
oficinas, aplicando los principios  
De acuerdo la Constitución de la  
República del Ecuador (2008) en el  
artículo 227 de la sección segunda  
sobre la administración pública nos  
dice que: “La administración pública  
y
técnicas  
modernos  
de  
valoración.  
•
•
•
Clasificar los fondos y mantener  
ordenada la documentación en  
diferentes etapas, de acuerdo  
con los principios de la  
archivística  
constituye un servicio  
a
la  
colectividad que se rige por los  
principios de eficacia, eficiencia,  
calidad, jerarquía, desconcentración,  
Detallar la documentación para  
hacer fácilmente accesible la  
descentralización,  
participación,  
coordinación,  
planificación,  
información,  
distintos  
mediante  
los  
de  
transparencia y evaluación”. Por  
tanto, toda institución del Estado o  
afines al Estado debe garantizar el  
instrumentos  
descripción documental.  
Instalar adecuadamente los  
documentos mediante locales y  
equipamiento que garantice la  
acceso  
y
transparencia  
a
la  
información para los usuarios.  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
Al ser un ente que pertenece al  
Estado ecuatoriano debe regirse por  
los lineamientos legales que en  
materia de archivos se han  
establecido en el Ecuador y en  
organismos internacionales, así el  
Consejo Internacional de Archivos  
dice en su declaratoria sobre la  
gestión archivística que “Los  
archivos son esenciales para un  
buen gobierno” la Constitución  
política del año 2008, en su Artículo  
Ley  
las  
instituciones  
deben  
implementar medidas tecnológicas  
que permitan que los usuarios de la  
información tengan acceso  
y
conocimiento de la información que  
estas generan a través varios  
medios de información ya sean  
físicos o digitales, la LOTAIP, Ley  
Orgánica de Servicio Público y la  
Contraloría General del Estado  
también han emitido reglamentación  
de aplicación obligatoria para el  
manejo del acervo documental.  
3
79 establece que:  
Son parte del patrimonio cultural  
tangible e intangible relevante  
para la memoria e identidad de las  
personas y colectivos, y objeto de  
salvaguarda del Estado, entre  
otros: los documentos, objetos,  
colecciones, archivos, bibliotecas  
y museos que tengan valor  
histórico, artístico, arqueológico,  
etnográfico o paleontológico.  
Los  
cuadros  
de  
clasificación  
documental deben respetar la  
estructura de la sección, subsección,  
series y subseries documentales.  
Para un tratamiento eficiente de los  
documentos de archivo es necesario  
contar con el aporte de un gestor de  
información, quien conoce los  
diversos pasos establecidos para  
una adecuada organización como:  
identificación  
de  
las  
series  
las  
Por su parte el artículo 10 de la Ley  
Orgánica de Transparencia y Acceso  
a la Información Pública (LOTAIP),  
establece que, es responsabilidad de  
las instituciones públicas, personas  
documentales,  
identificar  
categorías de archivo, conoce como  
llenar los formatos para procesos de:  
ingreso, salida, préstamos internos,  
a usuarios, tiempos de conservación,  
fechas de transferencia, valoración  
de los documentos.  
jurídicas  
de  
derecho  
público  
mantener registros públicos de  
manera profesional, para que el  
derecho a la información se pueda  
ejercer a plenitud. Según esta misma  
Para el Consejo Internacional de  
Archivos ser archivista o gestor  
6
3
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
documental es una profesión  
fascinante, debido a que no existe  
otro trabajo donde lo que se realiza  
en el presente tenga relevancia  
dentro de cien años. Los archivistas  
a que muchas de las instituciones  
manejan archivos que son de acceso  
al público.  
Los documentos tienen diferentes  
valores de acuerdo a la función para  
la que fueron creados. Para  
identificar exactamente esos valores  
que, se hace necesario realizar un  
estudio de las series documentales  
que componen el corpus documental  
que genera y/o conserva una  
institución (Andaur, Diaz, Pereira,  
2019, p. 8).  
son  
considerados  
como  
los  
guardianes de la memoria de la  
sociedad.  
De acuerdo a lo establecido en la  
Ley de Archivos, toda institución  
debe regirse a la conservación de  
sus documentos, pues esto facilitará  
brindar servicio  
un  
buen  
informacional a los usuarios, debido  
Ilustración 1. Departamentos del Instituto de Fomento al talento Humano de Portoviejo.  
Fuente: Autoras (2020).  
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Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 4, Número 7 (Ed. Esp. diciembre) ISSN: 2697-3456  
Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
El Instituto de Fomento al talento  
Humano de Portoviejo trabaja con un  
plan de acción anual que llega desde  
la matriz principal ubicada en la  
ciudad de Quito.  
documental, el cual consiste en el  
análisis y preparación del expediente  
acorde al ciclo de vida del  
documento; y, a los plazos de  
conservación establecidos en la  
Tabla de Plazos de Conservación  
Documental, el cual se realizará de  
la siguiente forma:  
De acuerdo con la LOTAIP en el Art.  
2
4.- Flujo de transferencia. - Es el  
proceso  
de  
transferencia  
Ilustración 2. Procesos de transferencia documental IFTH.  
MATRIZ REGIONAL QUITO  
ARCHIVOS  
DE UNIDAD  
O REGIONAL  
ARCHIVOS  
DE GESTION  
ARCHIVO  
INSTITUCIONAL  
ARCHIVO  
INTERMEDIO  
ARCHIVO  
HISTÓRICO  
Transferencias  
REGIONALES (descentralizados)  
Transferencia  
ARCHIVOS  
DE UNIDAD  
O REGIONAL  
ARCHIVOS  
DE GESTION  
ARCHIVO  
INSTITUCIONAL  
ARCHIVO  
INTERMEDIO  
ARCHIVO  
HISTÓRICO  
Transferencias  
Transferencia  
Fuente: Obtenido del Manual de gestión documental y archivo del IFTH.  
Gestión de la información  
como  
servicio,  
superando  
la  
consideración de centro de custodia  
de documentos, lleva asociada la  
necesidad de aplicar técnicas de  
gestión más allá de las que se  
refieren a los documentos con los  
que trata” (Martí, 2015). La gestión  
La gestión técnica y las practicas  
utilizadas en la administración de  
documentos creados, recibidos y  
enviados en una organización  
aumenta la eficiencia en una  
institución “La  
o
empresa.  
documental pronta  
facilita  
la  
consolidación del archivo entendido  
recuperación del documento y la  
6
5
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
información que un usuario requiera,  
es por eso por lo que la  
implementación de un sistema de  
gestión documental asegura una  
organización de la información que  
no solo favorezca al crecimiento de  
la empresa si no que permita el  
cumplimiento con la legislación  
vigente.  
diariamente información este ha sido  
un medio de servicio eficiente.  
Para Núñez (2019) define a la  
digitalización de documentos como  
“el proceso de convertir documentos  
físicos en formato digital” (p. 25). De  
cualquier manera, debido a las  
grandes cantidades de documentos  
físicos que se localizan en las  
instituciones y ya que muchas veces  
estas no cuentan con un espacio  
óptimo para su conservación la  
digitalización de estos documentos  
permite acceder de manera rápida a  
los mismo, es decir la información  
digitalizada y organizada ayuda a  
brindar una respuesta inmediata a  
los usuarios que la solicitan o  
generar mejores reportes.  
En  
consecuencia,  
la  
gestión  
documental evidencia la actividad de  
la organización y esta a su vez evita  
riesgos para la toma de decisiones,  
pues la información es la parte  
esencial de toda organización.  
La  
digitalización  
de  
los  
documentos  
Un importante avance en la  
tecnología es la transformación de  
las sociedades con respecto a la era  
digital. La comunicación de la  
información a través de la tecnología  
ha sido una herramienta importante  
en torno a las organizaciones, pues  
esto se debe a que hoy en día las  
instituciones públicas y privadas  
brindan a través de sus portales  
información necesaria y atención al  
usuario de manera permanente, y es  
que debido a la digitalización de los  
Hablar de la digitalización de los  
documentos dentro del espacio de la  
institución permite también la  
seguridad del mismo, pues como es  
de conocimiento la digitalización  
permite preservar el documento  
físico ante cualquier situación de  
desastre natural o siniestro. Además,  
la digitalización permite la legibilidad,  
el acceso inmediato, el acceso  
compartido, la reducción de espacio,  
la seguridad y la integridad del  
documento.  
documentos  
empresas  
que  
poseen  
las  
donde  
se genera  
6
6
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
La búsqueda inteligente de  
información permitiría los  
los aspectos teóricos, o estudios  
a
de la archivología (Arévalo, 2003,  
p.25-26)  
usuarios de bases de datos  
documentales realizar un rastreo  
De una u otra manera esta disciplina  
genera mejoras para los procesos y  
actividades para las organizaciones  
textual  
en  
sistemas  
de  
información utilizando frases y  
contexto, con lo que se reducirían  
las deficiencias que resultan de la  
quienes generan  
y
conservan  
información. “La formación del  
profesional no solo se ve permeado  
por el área de conocimiento de su  
disciplina, la formación general o la  
interdisciplinariedad sino también  
por la calidad de los docentes que  
imparten los cursos del plan de  
estudios” (Moreno, 2018, p. 35). De  
multiplicidad  
de  
resultados  
carentes de sentido en contraste  
con los requerimientos de  
información (Rendón, 2017, p. 4)  
El  
rol  
del  
profesional  
en  
Archivística.  
Caracterizar una profesión en  
muchos casos cubre un área  
importante para la sociedad, y es  
que por muchos años se preguntó  
cuál era la función específica de un  
archivero. Para tener una definición  
clara sobre la profesión de archivista  
hay que dejar claro varios términos  
que define el Diccionario de  
acuerdo  
con  
lo  
descrito  
anteriormente, se puede decir, que  
las funciones de las Escuelas  
Archivísticas tienen una función  
importante hoy en día, pues estas  
deben estar en constante renovación  
de planes y mallas curriculares  
debido a la evolución tecnológica  
que  
sufren  
los  
sistemas  
Términos  
Archivísticos  
donde  
implementados en la organización y  
recuperación de los documentos que  
generan las entidades.  
especifica lo siguiente:  
El archivista es el que ha cursado  
estudios sistemáticos y posee un  
diploma. El archivero, en cambio,  
es el que cultiva la disciplina y  
Los profesionales en Archivística  
experimentan cada cierto tiempo los  
cambios significativos de esta  
profesión, debido a esto esta rama  
de la información ha permitido que la  
sociedad se involucre con esta  
constituye  
con  
el  
estudios  
progreso  
especializados  
doctrinario de la misma. El  
archivólogo es el especializado en  
6
7
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
profesión y al mismo tiempo esta se  
torne necesaria en las actividades de  
la documentación y la información.  
Bibliotecas) en el 2016 elabora un  
estudio para conocer acerca de la  
formación  
profesional  
de  
especialistas en archivos en los  
países de América Latina como  
Colombia, México, Perú, Argentina,  
Uruguay y otros de la región,  
consideran la importancia de una  
formación acorde a las exigencias  
actuales, en cuanto a manejo de  
tecnología y conocimiento para la  
puesta en valor de los archivos  
como parte fundamental de la vida  
de las instituciones, de los  
ciudadanos y del Estado y al mismo  
tiempo por la riqueza patrimonial  
intrínseca que poseen, recomienda  
Las ciencias de la información  
congregan actividades relacionadas  
con bibliográfica,  
archivística y museística, (Furner,  
015) menciona que la información  
es considerada desde varias aristas  
la  
gestión  
2
como:  
datos,  
contenidos,  
vestigios,  
proposiciones,  
conocimiento, noticias, obras. Por su  
parte las instituciones de educación  
superior han priorizado la formación  
de profesionales en estas áreas del  
conocimiento para responder a las  
necesidades de la sociedad que  
requiere contar con personal  
una  
formación  
integral,  
caracterizada por la fusión de  
disciplinas que convergen en la  
organización de los archivos, el  
aporte de la academia ha sido crucial  
cualificado  
y
con conocimiento  
técnico y tecnológico para un trabajo  
eficiente y atención prioritaria de las  
necesidades de información de los  
para  
formar  
profesionales  
desarrollen  
usuarios.  
En la década de los  
archivólogos  
que  
ochenta, se ha dado énfasis a los  
requerimientos por parte de las  
instituciones públicas y privadas del  
gestor de información, profesional  
que desempeña un papel clave en la  
consecución de los objetivos de las  
organizaciones, en cuanto a la  
gestión documental.  
procesos eficientes para conservar  
el patrimonio documental de cada  
país.  
Desde  
tiempos  
pasados  
se  
consideraba que el deber de la  
Archivística y la Archivología era solo  
el resguardo y preservación del  
documento, de tal manera, sería  
imposible imaginar un mundo sin  
IFLA (Federación Internacional de  
Asociaciones de Bibliotecarios y  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
archivos, pues trataríamos a un  
mundo sin cultura, sin historia social  
y científica lo que llevaría a tener una  
sociedad sin memoria. De tal modo,  
el archivista es prácticamente el  
responsable de organizar, conservar  
y asegurar el mantenimiento de esta.  
sintetizadas en: saber que es el  
conocimiento que posee, saber  
hacer las habilidades y destrezas,  
saber estar conformado por las  
actitudes y los intereses, el querer  
hacer como la motivación que  
permite un desarrollo armónico en el  
rol que se desempeña y el poder  
hacer consistente en la capacidad  
personal y metodología de trabajo  
que aplica considerando que su  
labor se fundamenta en un  
componente de saberes teórico –  
práctico. De igual manera debe  
también aplicar en su labor  
profesional el código de ética que  
existe para el desempeño de la  
profesión, desarrollar las actividades  
de reunir, organizar, conservar y  
difundir el patrimonio documental a  
él confiado y que su trabajo deberá  
estar siempre enfocado en servir a la  
De acuerdo con Araya, Córdoba y  
García (2015) indican que  
La formación archivística reglada  
conlleva a la elaboración de  
planes de estudio acorde con la  
realidad archivística del país, las  
necesidades y requerimientos del  
mercado laboral y las tendencias  
formativas internacionales […] es  
necesario determinar cuáles son  
las áreas del saber que integrará  
dicho plan, lo que permite definir  
las competencias y el perfil de los  
profesionales de los archivos (p.  
2
1).  
comunidad  
de  
usuarios  
que  
requieren acceder a los documentos  
confiados a su cargo.  
Competencias profesionales que  
deben tener un profesional archivista  
4
. Análisis y discusión de resultados  
Tabla 1. Ficha de observación para identificar aspectos inherentes al manejo del archivo del  
IFTH.  
FICHA DE OBSERVACIÓN  
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO  
No.  
CRITERIOS  
CUMPLIMIENTO  
OBSERVACIÓN  
SI  
NO  
¿
La Institución cuenta  
con  
programa  
de  
X
gestión documental?  
6
9
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
¿
La institución tiene  
Becas,  
clasificación del fondo  
en: ¿sección y series  
documentales, si la  
respuesta es afirmativa  
Crédito,  
financiero,  
Cartera.  
X
cuál esa  
clasificación?  
Dispone la institución  
de un Manual de  
es  
¿
1
INSTITUCIÓN Procedimientos  
para  
X
X
establecer  
archivísticos?  
procesos  
¿
Dispone  
de  
para  
presupuesto  
gestión documental y  
organización  
archivos?  
de  
¿
Cuenta con un área de  
archivos  
conforme  
adecuada  
normativas  
establecidas?  
Las condiciones para  
disposición final de los  
X
X
¿
documentos  
archivos  
de  
la  
y
facilita  
búsqueda  
recuperación?  
¿
Cuenta  
con  
para  
un  
la  
software  
sistematización de los  
X
documentos  
archivo?  
Aplican criterios de  
clasificación orgánico  
funcional y por asunto  
de  
2
ARCHIVO  
X
X
¿
cuenta con Políticas  
de preservación  
Conservación  
Documental?  
y
El personal a cargo del  
archivo es profesional  
en archivística  
x
El  
personal  
recibe  
en  
capacitación  
x
procesos archivísticos  
Existe solo una persona  
encargada del archivo o  
cuentan con un equipo  
técnico  
X
3
PERSONAL  
El personal que atiende  
el archivo conoce de  
normativas archivísticas  
En esta pregunta nos  
responden que, si conocen,  
pero no en profundidad, solo  
cosas elementales  
nacionales  
e
internacionales  
Fuente: Autoras (2020).  
Luego de la aplicación de la ficha de  
observación se puede determinar lo  
siguiente: en cuanto a la institución;  
la entidad si cuenta con un programa  
de gestión documental, cuenta con  
una clasificación de fondo en sección  
y serie documental, posee un  
manual de procedimiento para la  
7
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
gestión de documentos, cuenta con  
presupuesto.  
En lo referente al personal, quien  
atiende el archivo no es profesional  
en archivística, labora una sola  
persona en el archivo, mediante  
procesos de capacitación y talleres  
aprenden técnicas de archivo, no  
poseen un conocimiento de leyes y  
normativas para el manejo de los  
documentos de archivo.  
En cuanto al área física  
tecnológica: cuenta con software,  
ambiente climatizado para  
conservación de los documentos,  
políticas de conservación  
preservación, aplica criterio  
y
y
ORFUAS (Orgánico, Funcional,  
Asunto), para la organización física.  
Tabla 2. Preguntas y respuestas de la entrevista.  
PREGUNTAS  
RESPUESTAS  
1
.
.
¿Desde su punto de vista El archivo es un lugar donde se guardan  
cómo define al archivo?  
documentos de gran importancia y se clasifica en  
activo y pasivo.  
2
¿Qué competencias debe Se debe manejar ordenadamente el archivo por  
tener quien tiene la abecedario, los expedientes que reposan en el  
responsabilidad del manejo archivo deben tener una foliación correcta para  
de documentos de archivos? cuando te soliciten los expedientes saber dónde se  
encuentra ubicado.  
3
.
.
¿El personal que labora en el Soy Bachiller y actualmente estoy estudiando en la  
archivo del IFTH, que título universidad “Desarrollo de Software”.  
posee?  
4
Desde  
su  
experiencia Claro que sí, porque es una persona que cuenta con  
considera los conocimientos teóricos de los procesos que se  
laboral,  
importante contar con un aplican en el archivo, a quienes no somos  
profesional de información profesionales en el área realmente si nos capacitan,  
en el IFTH ¿por qué?  
pero no estamos empapados de cómo se maneja un  
archivo, en los talleres aprendemos lo elemental,  
pero el profesional lógicamente tiene un  
conocimiento más profundo.  
5.  
¿Qué normativa archivista Tenemos un plan de acción anual el mismo que  
utiliza?  
debemos seguir y nos indican como tienen que ir los  
documentos que se encuentren en buen estado y sin  
ningún objeto metálico que lo pueda dañar. Se hace  
lo que es expurgo y una vez terminado este plan de  
7
1
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
acción se hace uno nuevo, además del manual de  
procesos de la institución.  
6.  
¿Considera  
que  
una Realmente ayudan bastante, más que todo para las  
capacitación en el área de personas que no manejan ni conocen nada sobre  
archivo es suficiente para documentos de archivo, en lo personal puedo decir  
poder manejar de manera que no soy profesional en el área de archivo, pero  
eficiente los documentos?  
las capacitaciones me han ayudado mucho y me  
defiendo, la verdad que si son muy importantes.  
7.  
¿Los archivos del IFTH, Aquí hay documentación desde 1980, 1990 hasta la  
desde que año datan y en actualidad 2020.  
que formato se encuentran? La documentación en un archivo activo tiene que  
estar al menos 7 años, a partir de los 7 años es  
pasivo, los del 2014 hacia abajo son pasivos.  
Actualmente se está haciendo un levantamiento  
completo del archivo pasivo por motivo que en el  
año 2016 con lo del terremoto en Manabí todo se  
vino abajo y se está recaudando información de  
estos documentos. Los documentos se encuentran  
ubicados en cartón TES15, y aparte de eso tenemos  
una matriz en la que llenamos información como  
nombres completos, numero de cedula, ciudad,  
programa o tipo de beca etc.  
8
.
.
¿Ha escuchado hablar de la No, no tengo Ni idea.  
LOTAIP o que conoce?  
9
¿Qué normativas en el área Nosotros nos regimos y guiamos por un plan de  
de archivo conoce y cuales acción anual que nos llega desde la matriz principal  
utiliza para desarrollar su que es en Quito.  
trabajo?  
Fuente: Autoras (2020).  
Para conocer sobre el manejo del  
archivo del IFTH se elaboró una  
encuesta estructurada para tener  
una visión global de los procesos  
que se realizan, participó el  
encargado del archivo general.  
En la entrevista se puede destacar  
que en esta institución no se cuenta  
con  
personal  
profesional  
en  
archivos, la persona que labora allí  
no conoce sobre la LOTAIP, y  
procesos estandarizados para la  
correcta gestión y organización de  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
los  
documentos,  
mediante  
debido al hecho de que en esta  
institución se deposita gran cantidad  
de documentos personales que  
están tipificados como información  
confidencial, es también necesario  
que el personal que actualmente  
labora conozca el marco legal que  
existe en el Ecuador para el correcto  
tratamiento de los documentos de  
archivo. La gestión documental y la  
organización de archivos constituyen  
hoy uno de los pilares fundamentales  
de las entidades públicas y su  
acertado manejo asegura el derecho  
programas de capacitación aplica  
técnicas de archivo, pero podría  
decirse que lo realiza de acuerdo con  
un patrón o modelo enviado desde la  
matriz en la ciudad de Quito.  
Es importante acotar que las  
funciones archivísticas que se  
manejan en este archivo son los  
siguientes: recepción y organización  
de los documentos, clasificación de  
archivos  
activos  
y
pasivos,  
organización alfabética de los  
documentos.  
de acceso  
a
la información  
consagrado en la declaración  
universal de los derechos humanos y  
mejora la imagen institucional al  
entregar información en el momento  
que lo requieren los usuarios.  
Conclusiones  
El Instituto de Fomento al Talento  
Humano del cantón Portoviejo es  
una institución que no posee  
autonomía administrativa  
y
se  
maneja con las directrices que le son  
enviadas desde la matriz en la  
ciudad de Quito, organizan sus  
documentos de archivo de acuerdo  
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(Tesis  
archivo  
están  
recibiendo  
un  
tratamiento de organización básica,  
es recomendable que la institución  
Guayaquil,  
cuente  
con  
un  
profesional  
archivólogo, para el manejo eficiente  
de los documentos de archivo,  
7
3
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
0
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