Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 4, Número 7 (Ed. Esp. noviembre) ISSN: 2697-3456  
Aplicación de la regla técnica nacional en los archivos públicos en el MTOP  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v4i7edesp.0069  
APLICACIÓN DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL EN LOS ARCHIVOS  
PÚBLICOS EN EL MTOP  
APPLICATION OF THE NATIONAL TECHNICAL RULE IN THE PUBLIC  
ARCHIVES IN THE MTOP  
Escobar-Hernández Mirka Daniela *; Saltos-Catagua Lila María 2  
1
1, 2  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo – Ecuador.  
*
Correo: miresher.20@gmail.com  
Resumen  
La investigación determina la aplicación de la Regla Técnica Nacional en los archivos públicos  
en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas zonal 4, Portoviejo, Manabí–Ecuador, la  
metodología utilizada en la investigación es realizada desde un enfoque cuanticualitativa,  
descriptiva, por ende, los métodos utilizados fueron deductivos y bibliográficos, para analizar la  
temática desde diferentes variables. Se aplicó una encuesta a 18 personas que laboran en  
diferentes áreas, y una ficha de observación cuya finalidad fue registrar datos del archivo central.  
Los resultados obtenidos muestran que el archivo central emplea las normas que rigen la regla  
técnica reflejando así un buen desempeño de las funciones archivísticas. La regla técnica ayuda  
a complementar toda la información existente dentro del archivo central, favorece en la  
organización y el mantenimiento de la información archivística de forma exitosa y eficiente.  
Palabras claves: Archivo central; archivos públicos; regla técnica; gestión documental.  
Abstract  
The research determines the application of the national technical rule in the public archives in the  
Ministry of Transport and Public Works, zone 4, Portoviejo, Manabí-Ecuador. The methodology  
used in the research is carried out from a quantitative and descriptive approach, therefore, the  
methods used were deductive and bibliographic, to analyze the subject matter from different  
variables. A survey was applied to 18 people who work in different areas, and an observation  
card was made whose purpose was to record data from the central file. The results obtained show  
that the central archive uses the norms that govern the technical rule, thus reflecting the good  
development of the archival functions. The technical rule helps to supplement all existing  
information within the central archive, it favors in the organization and maintenance of the archival  
information in a successful and efficient way.  
Keywords: Central archive, public archives, technical rule, document management.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 17 de septiembre de 2020.  
Fecha de aceptación: 12 de noviembre de 2020.  
Fecha de publicación: 16 de noviembre de 2020.  
1
70  
Escobar-Hernández & Saltos-Catagua (2020)  
1
. Introducción  
El ser humano a lo largo del tiempo  
ha optado por la utilización de los  
archivos, desde su origen se  
desarrolló como herramienta para el  
control de la población y de la  
Los archivos son concebidos como  
pieza fundamental en el desarrollo  
de procesos de justicia transicional  
efectivos y legítimos. (Giraldo, 2017)  
Es importante aclarar que en  
Ecuador las instituciones del estado  
riqueza,  
esta  
se  
encuentra  
relacionada con la invención de la  
escritura, ha estado funcionando de  
manera independiente cada vez que  
ingresa en un período de cambio, su  
desarrollo está originado por las  
múltiples y nuevas realidades que lo  
conllevan a transformarse de forma  
radical.  
administran  
toda  
clase  
de  
información observando las normas  
legales y técnicas de la materia de  
acuerdo a su realidad institucional en  
transparencia de sus funciones, para  
que las condiciones del archivo se  
reflejen en el mantenimiento, la  
conservación y control de elementos  
existentes dentro del mismo, por  
consiguiente, debe estar al tanto con  
cada uno de los archivos existentes  
a fin de asegurar el cumplimiento de  
los requisitos de originalidad e  
integridad.  
El archivo se caracteriza por sus  
frecuentes cambios que deben  
cumplir con su función dentro del  
archivo central dado que es  
fundamental que los archivos estén  
organizados, y que respondan a un  
modelo ideal, del mismo modo se dé  
el respectivo mantenimiento de los  
archivos públicos.  
Se debe tener en cuenta la gestión  
documental como base de un  
sistema archivístico institucional y  
así cumplir con las estrictas  
normativas que están establecidas  
en la Regla Técnica Nacional de  
Organización y Mantenimiento de los  
Archivos Públicos dispuesta en la  
Ley del Sistema Nacional de los  
Archivos, conjuntamente tomando el  
criterio de miembros activos de la  
En la actualidad diferentes entidades  
públicas en nuestro medio se han  
visto perjudicadas por diversos  
factores, en consistencia con esta  
posición emerge directamente el no  
contar con normativas vigentes e  
inclusive en ocasiones se evidencia  
el uso desacertado de la regla  
técnica.  
Asociación  
Ecuatoriana  
de  
1
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Aplicación de la regla técnica nacional en los archivos públicos en el MTOP  
Archiveros para aportar con el  
adecuado manejo del archivo, en tal  
contiguo de documentos elaborados  
o recibidos por una persona en pleno  
uso de sus facultades laborales, por  
lo tanto, estos documentos no son  
recopilados de manera arbitraria,  
sino que ya están destinados a una  
disposición determinada. De este  
modo los documentos reposarán en  
su lugar de destino de forma  
histórica, organizada y administrada.  
El archivo debe estar organizado  
para que sea imprescindible de un  
modo lógico y eficaz su localización  
de forma rápida posible cuando este  
sentido,  
enfocarse  
en  
el  
almacenamiento y conservación de  
los documentos que se manejan  
dentro de la institución.  
Es por ello que el objetivo es  
determinar la aplicación de la Regla  
Técnica Nacional en los archivos  
públicos en el Ministerio de  
Transporte y Obras Públicas zonal 4,  
Portoviejo, Manabí–Ecuador.  
1
.1 Normativa para los archivos  
sea  
requerido;  
estableciendo  
creación y  
cualquier  
públicos en las instituciones.  
mecanismos  
organización  
de  
para  
La situación que acontece en todas  
las instituciones se asienta en  
manejar un modelo estrictamente  
adecuado para el uso de los archivos  
públicos, lo que contribuye a que  
sean considerados como parte  
fundamental del archivo central, es  
así que su finalidad administrativa  
conlleva a consolidar y mejorar la  
importancia de una buena gestión  
documental siempre y cuando esta  
se acoja con cada una de las  
normativas que predispone dicha  
institución. El archivo por ende  
nunca perderá su dimensión  
administrativa.  
documento mejorando la continua  
gestión a largo plazo.  
Como afirman los autores es de  
relevancia  
manifestar  
que  
el  
diagnóstico del archivo evidencia  
una panorámica muy distinta sobre  
la realidad en la que se encuentra y  
es así que condesciende a un  
respectivo análisis del marco  
administrativo de la institución,  
elaborando una normativa vigente  
que por consiguiente contengan  
criterios principales como los  
procedimientos archivísticos, el  
profesionalismo del personal que  
desempeña en el área de archivo, el  
Jaramillo, Salazar y Mercado (2017)  
consideran que el archivo es el  
1
72  
Escobar-Hernández & Saltos-Catagua (2020)  
espacio físico y demás criterios que  
regulen la buena práctica de los  
archivos.  
•
Acceso  
documentos públicos;  
• Formación y titulación en  
archivología archivística.  
Vázquez  
Bevilacqua, 2015).  
a
información  
y
/
Los archivos públicos reposan  
(
información  
pertinente  
a
la  
administración del Estado, tribunales  
de justicia; y los de tipo privado son  
documentaciones con información  
pertinente personal o familiar. En  
este artículo se destaca el tipo de  
archivo público, por lo cual es  
necesario aclarar que se clasifican  
en: archivos de gestión, central e  
histórico. (Heredia, 2017)  
Es importante reconocer que todas  
las instituciones públicas deben  
cumplir con ciertas condiciones para  
la adecuada preservación de los  
archivos:  
➢
➢
Adecuación de espacios  
dotación de mobiliario.  
y
Limpieza y desinfección de  
repositorios y documentos.  
Almacenamiento.  
En el inicio de este trabajo,  
corresponde precisar a qué nos  
referimos cuando hablamos de  
➢
➢
Monitoreo y control de las  
condiciones ambientales.  
Prevención y gestión de riesgos  
“legislación archivística”. Implica  
normas de distinto valor y rango, que  
➢
contienen disposiciones referentes  
a:  
En cada una de las dependencias se  
debe definir su propio interés para  
controlar la disciplina archivística  
juntamente con la aplicación de las  
normativas que autorregulan todas  
las actividades de los archivos de  
gestión, en la totalidad de los casos,  
el área en la que están centrados los  
archivos está considerado como un  
área no primordial y básica para las  
instituciones o sea vista como una  
bodega donde se hallan solamente  
•
•
•
Archivos;  
Documentos de archivo;  
Archivos y Sistemas Nacionales  
de Archivos;  
Administración de documentos /  
gestión documental;  
Administración pública  
procedimientos administrativos;  
Registros públicos y registros de  
estado civil;  
Protección de datos personales;  
•
•
y
•
•
“documentos”  
sin  
importancia.  
1
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Aplicación de la regla técnica nacional en los archivos públicos en el MTOP  
¿
Podemos dejar que esa área sea  
explotación de los documentos por  
parte de las organizaciones”. (Cruz,  
1994., p. 17).  
vista de esa manera? y más cuando  
podemos deducir que esas normas  
creadas son de hace tiempo atrás  
por personas no capacitadas y  
Podemos entender la gestión como  
un conjunto de diligencias que se  
realizan para desarrollar un proceso  
especializadas  
en  
la  
rama  
archivística donde los criterios de  
dicha normativa eran improvisados y  
no pasaban por una evaluación  
rigurosa.  
o
para  
lograr  
un  
producto  
determinado. La administración  
involucra la gestión, pero su  
concepto es más abarcativo que  
ésta. (Vázquez, 2015., p. 76).  
1
.2 Gestión Documental.  
En la actualidad dado el impacto que  
tienen los archivos dentro de las  
entidades públicas es notable  
recurrir a la gestión documental,  
La propuesta del modelo para la  
integración  
de  
la  
gestión  
documental, con el control interno y  
la gestión de la calidad, constituye un  
instrumento de referencia flexible y  
como  
herramienta  
es  
muy  
importante  
y
básica para un  
adaptable  
para cualquier  
independientemente  
seguimiento adecuado del flujo  
documental, cumpliendo con todos  
los procesos de las labores técnicas  
organización  
de su tamaño, carácter, propósitos u  
objetivos. (Bodes & Ruíz, 2020).  
y
administrativas  
que  
están  
Por lo antes expuesto, las  
situaciones manifestadas se derivan  
de una mala planificación y por tal  
motivo es transcendental crear  
nuevas normas que exijan una  
buena aplicación en la metodología  
archivística, y así poder alcanzar el  
objetivo de generar un sistema  
regulador.  
integradas en  
las  
funciones  
archivísticas con estándares de  
calidad.  
Resulta  
esencial  
para  
las  
instituciones y la sociedad en  
general, la organización de los  
documentos  
de  
archivos  
y
precisamente se logra a través de la  
gestión documental siendo “el  
conjunto de tareas y procedimientos  
orientados a lograr una mayor  
Como manifiesta Torres (2014), es  
imprescindible trabajar en el armado  
de una base legal que respalde las  
eficacia  
y
economía  
en  
la  
1
74  
Escobar-Hernández & Saltos-Catagua (2020)  
acciones por desarrollar y permita a  
los archivos estatales una amplia  
presencia en el ámbito nacional,  
las instituciones apliquen estas  
acciones para el desarrollo de estas  
y permitan a la gestión documental  
intervenir en función de los planes de  
mejora para garantizar la eficacia del  
para  
utilización de los recursos y fomentar  
una concientización de la  
garantizar  
una  
óptima  
trabajo  
y
la  
evaluación de  
importancia de los archivos en  
nuestras sociedades.  
información.  
Con el propósito de mejorar el  
2
. Metodología  
manejo  
y
gestión  
el  
de  
la  
ha  
de  
La investigación fue realizada desde  
un enfoque cuanticualitativo  
documentación,  
desarrollado  
CES  
y
un  
conjunto  
descriptivo, se hizo uso de los  
métodos deductivos y bibliográficos,  
para analizar el desarrollo de los  
elementos conceptuales del tema.  
acciones a través de su secretaría  
general. Entre las acciones más  
destacadas, se pueden mencionar,  
talleres de capacitación, eventos  
nacionales de socialización de  
experiencias, la creación de la Red  
de Archivos Universitarios de  
Ecuador (RAUEC), y recientemente  
la aprobación del Reglamento del  
Sistema de Archivos Institucionales.  
No obstante, a pesar de que se ha  
avanzado en la consolidación de un  
sistema de gestión documental como  
soporte de la gestión de la calidad en  
las universidades, aún no se está  
gestionando bajo los parámetros  
técnicos adecuados, lo que limita los  
niveles óptimos de la calidad que se  
requieren alcanzar (Jaramillo, 2016).  
Como técnicas utilizadas para la  
recogida de datos fueron la encuesta  
cuyo instrumento constaba de 9  
preguntas sobre las variables  
investigadas, esta fue aplicada de  
forma  
virtual  
mediante  
un  
cuestionario de Google Forms a 18  
personas de ambos sexos que  
laboran en las diferentes áreas del  
Ministerio de Transporte y Obras  
Públicas Zonal 4 Portoviejo, Manabí-  
Ecuador, también se procedió a  
aplicar una ficha de observación con  
la finalidad de registrar datos del  
archivo central dentro del ministerio.  
Debido aquello es fundamental que,  
con el cumplimiento de las normas,  
1
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Aplicación de la regla técnica nacional en los archivos públicos en el MTOP  
3
3
. Resultados  
que rigen los archivos públicos  
dentro de la institución.  
.1 Análisis e interpretación de las  
encuestas.  
Es preciso resaltar que las 18  
personas (100%) coincidieron que es  
importante la aplicación de las reglas  
técnicas para el uso adecuado de  
organización para los archivos, del  
mismo modo coincidieron que dentro  
de la institución se manejan archivos  
administrativos y no archivos de otra  
área, para lo cual con el mismo  
resultado anterior se manifestó que  
el archivo central posee un área  
acondicionada para consultas de  
documentos y además se facilita la  
consulta de los archivos en los  
espacios destinados al efecto  
siempre que se cumplan los  
requisitos de acceso.  
Las 18 personas que participaron en  
la encuesta pertenecientes al  
Ministerio de Transporte y Obras  
Públicas Zonal 4 Portoviejo, Manabí-  
Ecuador, entre las cuales 12 eran  
mujeres (67%) y 6 eran hombres  
(33%), se realizó un cuestionario de  
preguntas estructuradas de  
y
acuerdo con los datos obtenidos se  
demuestra que 14 de las personas  
(78%) manifestaron conocer poco  
sobre las normativas que rigen los  
archivos públicos dentro de la  
institución mientras que 4 personas  
(22%)  
manifestaron  
tener  
conocimiento sobre las normativas  
Tabla 1. Resultados de modo general en función a las variables investigadas.  
Total de Resultados de las Encuestas  
Preguntas  
. ¿Conoce usted sobre las normativas  
Mucho  
Poco  
Nada  
1
14  
4
0
que rigen los archivos públicos dentro  
de la institución?  
2. ¿Considera importante la aplicación  
Si  
No  
Tal vez  
de las reglas técnicas para el uso  
adecuado de organización de los  
archivos?  
18  
0
0
3. ¿Se facilita la consulta de los  
Si  
No  
A veces  
archivos en los espacios destinados al  
efecto siempre que se cumplan los  
requisitos de acceso?  
18  
0
0
1
76  
Escobar-Hernández & Saltos-Catagua (2020)  
4. ¿Cuenta con áreas destinadas  
18  
0
0
específicamente para el archivo de  
gestión?  
5. ¿El archivo central posee un área  
Si  
No  
acondicionada para consultas de  
documentos?  
18  
0
6. ¿Los archivos custodiados en el  
Si  
No  
archivo central dentro de la institución  
cuentan con un inventario documental?  
17  
1
7
. ¿El área de archivo central ofrece el  
Si  
No  
Tal vez  
0
préstamo de los archivos las  
a
11  
7
diferentes áreas dentro de la  
institución?  
8. ¿Conoce los requisitos de solicitud  
Si  
No  
para pedir acceso a la información?  
13  
5
9
. ¿Qué tipos de archivos maneja la Administrativos Históricos  
Otros  
0
institución?  
18  
0
Fuente: Autores (2020)  
Se logró evidenciar en la guía de  
observación elaborada por el autor  
como se señaló anteriormente, que  
dentro de la institución se cumple  
con los parámetros para la  
aplicación de la regla técnica entre  
estos  
categorías  
demuestran en la figura 1.  
se  
encuentran  
ciertas  
se  
las cuales  
Figura 1. Características de la guía de observación.  
Elaborado por: Autores, en base de datos de ATLAS ti. (2020).  
1
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Aplicación de la regla técnica nacional en los archivos públicos en el MTOP  
A partir de los datos recogidos se  
demostró que, del sistema de  
archivo institucional las autoridades  
y el talento humano es calificado y  
suficiente, del mismo modo cuenta  
con recursos técnicos y la estructura  
favorable, además, considerando las  
atribuciones del archivo central  
cuenta con un programa anual de  
favorable la adecuación de espacios  
entre estanterías para facilitar el  
acceso, en efecto posee un  
programa de prevención frente a  
desastres y se realizan cambios en  
las condiciones ambientales, es  
visible que el personal posee las  
características del perfil archivístico  
que requiere el archivo central.  
transferencias  
de  
toda  
la  
documentación dentro de un plazo  
de conservación.  
4
. Discusión  
En la investigación al determinar la  
aplicación de la Regla Técnica  
Nacional en los Archivos Públicos en  
el Ministerio de Transporte y Obras  
Públicas, se evidenció de acuerdo a  
los resultados de los instrumentos de  
recolección de datos utilizados, y  
corroborando así lo manifestado por  
Bravo (2019) quien señala que las  
entidades deben contar con archivos  
actualizados y sistematizados que  
brinden información de calidad.  
Archivos ambiguos y desordenados  
conllevan al ocultamiento de  
Asimismo, otra de las categorías que  
se pudo evidenciar fue la gestión  
documental que cumple con todos  
los parámetros aplicables de la regla  
técnica, teniendo en consideración  
que toda la documentación que  
ingresa y sale de la entidad pública  
se encuentra integra, completa y  
organizada  
para  
la  
total  
correspondencia.  
En lo que respecta a la clasificación  
documental, esta cumple con lo  
señalado en la regla técnica, cabe  
destacar que existen documentos  
clasificados de acuerdo a la LOTAIP,  
así mismo la aplicación de la norma  
jurídica que justifica la transferencia  
y baja documental.  
información  
para  
eludir  
responsabilidades  
y
destruir  
evidencias, es decir, son fuente de  
corrupción administrativa; en este  
sentido, es importante cumplir con lo  
establecido en la Norma de Gestión  
Documental para las Entidades de la  
Administración Pública. En cuanto al  
De este modo los aspectos que rigen  
la  
norma  
técnica  
sobre  
la  
preservación  
documental,  
es  
1
78  
Escobar-Hernández & Saltos-Catagua (2020)  
análisis de los resultados, se  
sostiene que el archivo central  
perteneciente al MTOP aplica las  
directrices de la regla técnica para la  
organización y el mantenimiento de  
los archivos públicos, reflejando así  
un buen desempeño de las  
funciones archivísticas. El archivo  
central para efectuar un buen  
desarrollo del procedimiento técnico  
se rige bajo la Regla Técnica  
Nacional aplicando las normativas  
predispuestas en materia de  
organización y mantenimiento.  
desarrollo  
de  
las  
funciones  
archivísticas.  
Por otra parte, se consideraba al  
archivo como un depósito en donde  
se almacenaban papeles sin ningún  
tipo de orden, a medida que las  
organizaciones crecen, los archivos,  
el esfuerzo y el tiempo necesarios  
para gestionarlo de igual forma lo  
hacen. Es así que estas normas  
garantizan el control de la gestión  
documental y todo lo precedente al  
archivo  
como  
la  
valoración  
documental,  
transferencias  
documentales,  
clasificación  
ordenación  
de  
de  
Conclusiones  
archivos  
y
expedientes.  
La aplicación de la regla técnica  
ayuda a complementar toda la  
información existente dentro del  
archivo central, cuya finalidad es la  
organización y el mantenimiento de  
la información archivística de forma  
exitosa y eficiente.  
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