Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 9, Número 17 (Ed. jul – dic. 2025) ISSN: 2697-3456  
Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v9i17.0690  
ESTRATEGIAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA OPTIMIZAR EL  
ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA PREFECTURA DE ESMERALDAS,  
ECUADOR  
ADMINISTRATIVE MANAGEMENT FOR OPTIMIZATION OF THE  
DOCUMENTARY ARCHIVE IN THE PREFECTURE OF ESMERALDAS,  
ECUADOR  
Valencia-Quiñonez Janeth Sulay ; Ormaza-Cevallos Miguel Giancarlo 2  
1
1
Maestría en Administración de Empresas. Facultad de Postgrado. Universidad Técnica de  
Manabí. Portoviejo, Ecuador. Correo: jvalencia5641@utm.edu.ec.  
ORCID ID: https://orcid.org/0009-0004-7012-5500  
2
Docente de la Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.  
Correo: miguel.ormaza@utm.edu.ec. ORCID ID: https://orcid.org/0000-0003-2942-7801  
Resumen  
La gestión documental, se erige como un componente del proceso administrativo de cualquier  
institución, siendo, la custodia de los documentos generados en su operatividad, una de las  
actividades de más significancia dentro de su ejecución cotidiana. Su importancia se devela  
desde su empleo para la toma de decisiones, o en todo caso como medio para ejercer control  
sobre lo actuado. Por lo descrito, el objetivo de este estudio fue, valorar la gestión administrativa  
en la Prefectura de Esmeraldas como medio para la optimización del archivo documental a través  
del establecimiento de estrategias. Para este propósito se realizó una investigación de carácter  
cualitativa con sus derivaciones descriptiva, de campo, transversal y documental. En lo  
concerniente a los métodos utilizados, el deductivo guio la estructura del artículo de lo general a  
lo específico, pero, además, el método 8D permitió evaluar la calidad del proceso archivístico de  
la entidad objeto de estudio, siendo la entrevista la técnica utilizada para obtener los datos  
requeridos para su implementación. Se evidencian falencias existentes en el archivo documental,  
y fundamentalmente en lo relativo a la falta de su depuración, de ahí que se plantean posibles  
soluciones a practicarse en el futuro inmediato. Finalmente, se concluye que no es efectiva la  
gestión administrativa de la Prefectura de Esmeraldas en cuanto a la optimización del archivo  
documental, fundamentalmente porque no se han planteado objetivos concretos como parte de  
un plan funcional.  
Palabras claves: gestión documental, archivo, gestión administrativa, proceso administrativo.  
Abstract  
Document management is a component of any institution's administrative process. The  
safekeeping of documents generated during its operations is one of the most significant activities  
in its daily execution. Its importance is revealed by its use in decision-making, or, at least, as a  
means of exercising control over actions. Based on the above, the objective of this study was to  
assess administrative management in the Prefecture of Esmeraldas as a means of optimizing  
documentary archiving through the establishment of strategies. For this purpose, a qualitative  
study was conducted with descriptive, field, cross-sectional, and documentary implications.  
Regarding the methods used, the deductive method guided the structure of the article from the  
general to the specific. In addition, the 8D method allowed for the evaluation of the quality of the  
archival process of the entity under study, with interviews being the technique used to obtain the  
data required for its implementation. Deficiencies in the documentary archive are evident,  
primarily related to the lack of purification, and therefore possible solutions for the immediate  
future are proposed. Finally, it is concluded that the administrative management of the  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 05 de abril de 2025.  
Fecha de aceptación: 20 de junio de 2025.  
Fecha de publicación: 10 de julio de 2025.  
204  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
Esmeraldas Prefecture is ineffective in optimizing the documentary archive, primarily because  
specific objectives have not been established as part of a functional plan.  
Keywords: document management, archive, administrative management, administrative  
process.  
toma de decisiones ante las barreras  
1. Introducción  
que se presenten en cuanto al  
surgimiento de competencias y otros  
factores que afecten el adecuado  
progreso en una entidad o empresa.  
En cuanto a la organización, como  
fase del proceso administrativo es de  
gran importancia ya que tiene que  
ver con la combinación óptima de los  
recursos utilizados, es decir, los  
utilizados con el propósito de  
conseguir productividad continua a  
La empresa es un sistema que busca  
satisfacer necesidades de una  
población determinada, y, como tal,  
dispone de una serie de recursos  
productivos  
para  
lograr  
su  
funcionamiento continuo, siendo la  
gestión administrativa uno de sus  
procesos insertados en su estructura  
organizacional. (Chinga y Gómez,  
2023).  
Para Soledispa et al. (2022), la  
gestión administrativa debe ser  
ejecutada por los altos directivos de  
una empresa, y tiene que ver con la  
toma de decisión a fin de dirigir el  
desempeño del talento humano.  
Pero, estas acciones no se dan al  
azar, sino que, por el contrario, son  
el producto de planificar, organizar y  
controlar acciones en búsqueda de  
un propósito. (González et al., 2020).  
Lo mencionado tiene relación con la  
aplicación de cada una de las fases  
del proceso administrativo.  
partir  
de  
establecimiento  
procesos  
de  
y
departamentos,  
actividades como instancias de  
ejecución de las funciones  
y
actividades asignadas. (Pineda y  
Erazo, 2021).  
Para Ponce et al. (2022) la fase de  
organización tiene implícita la  
aplicación  
de  
técnicas  
para  
simplificar el trabajo, así como el  
diseño y estructura de los procesos.  
Criterio que muestra la importancia  
de  
las  
fases  
del  
proceso  
administrativo en la gestión y por  
ende en las actividades relativas al  
De acuerdo con Zambrano y Ormaza  
(2020) una eficiente aplicación del  
archivo  
documental  
de  
una  
proceso administrativo aporta en la  
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Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
institución. Desde lo expuesto, uno  
de los procesos insertados en la  
normativas, con la finalidad de que  
se ejerza el control interno y externo.  
gestión la  
generación y tratamiento de la  
información, siendo importante  
administrativa  
es  
Desde lo descrito, y en su nexo con  
la ejecución de control interno, el  
archivo  
documental  
toma  
contar con una base de datos que  
propicie la toma de decisiones lo  
protagonismo esencial para las  
empresas públicas, pues según  
Cárdenas et al. (2018), y desde un  
contexto latinoamericano, estas  
entidades han mostrado ineficiencia  
más  
pertinente  
posible,  
y,  
considerando el ciclo de vida de los  
documentos que sustentan las  
transacciones  
realizadas,  
es  
en  
todo  
sentido,  
pero  
primordial mantenerlos en perfecto  
estado, siendo esta acción lo que se  
denomina técnicamente archivo  
documental. (Soledispa et al., 2022).  
fundamentalmente bajo un enfoque  
presupuestario-financiero.  
En reciprocidad con lo revelado para  
el ambiente de Latinoamérica, esta  
estipulación también ha sido una  
realidad histórica para el Ecuador,  
posición que no es ajena de los  
De manera específica, Reyes (2018)  
conceptualiza al archivo documental  
como la agrupación de documentos  
de diversa índole originados en el  
accionar propio de la empresa. A su  
vez, Yturbe y Riofrio (2022) lo  
definen como la conservación de  
información durante algún tiempo  
determinado, para mantener un  
sustento de lo que se ha realizado  
con anterioridad. Lo mencionado  
tiene que ver con la generación de  
un ciclo de vida de los documentos  
que no termina una vez efectuada  
alguna transacción, sino que, por el  
contrario, tiene una permanencia  
mayor a partir de lo dictaminado por  
Gobiernos  
Autónomos  
Descentralizados (GAD) del país.  
Contreras et al. (2024) lo reconoce al  
expresar que, “históricamente la  
eficiencia no ha sido un principio  
fundamental de las administraciones  
públicas” (p. 24), y, por tanto, existe  
la exigencia de contar con un archivo  
documental que facilite el control  
interno, condición que queda  
ratificada en autores como Huiman  
(2022).  
En lo relacionado con la Prefectura  
de Esmeraldas, se trata de una  
institución  
cuyos  
recursos  
206  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
disponibles son invertidos en el  
sector rural de la provincia,  
recibiendo continuas rentas del  
siguiente  
interrogante,  
¿Cómo  
evaluar la gestión administrativa  
para optimizar el archivo documental  
en la prefectura de Esmeraldas del  
Ecuador?  
Estado  
para  
conseguir  
este  
cometido, y, por lo cual, se han  
insertado diferentes instancias de  
control para verificar en todo  
momento su buen uso. den aras de  
2. Marco teórico  
conseguir  
mejora  
continua  
y
Este marco teórico ha sido  
desarrollado de lo general  
eficiencia, la institución ha diseñado  
una estructura organizacional por  
procesos, en el que está inmerso el  
archivo documental un apoyo de la  
gestión administrativa. Por lo cual,  
a
específico, por lo cual se lo ha  
dividido en tres epígrafes, el primero  
que guarda correspondencia con la  
gestión administrativa y archivo  
documental, para luego abordar lo  
relacionado con las formas de  
estimar la eficiencia del sub proceso  
para  
investigación,  
diseñar un diagnóstico de la  
situación actual del archivo  
el  
desarrollo  
de  
esta  
fue  
significativo  
mencionado,  
y
finalmente  
lo  
documental, valorar su eficiencia de  
acuerdo a los objetivos planteados  
en el ámbito estratégico, y así  
plasmar a futuro los correctivos en  
un plan de mejora, siendo esta la  
concerniente a las normativas que  
regulan su funcionamiento en el  
Ecuador  
y
la prefectura de  
Esmeraldas.  
2.1 Gestión administrativa  
y
primordial  
justificación  
de  
la  
archivo documental  
investigación.  
Por tanto, y en dirección de lo  
descrito, el objetivo de esta  
investigación fue, valorar la gestión  
administrativa en la Prefectura de  
Esmeraldas como medio para la  
optimización del archivo documental  
a través del establecimiento de  
Existen distintas interpretaciones  
alrededor de lo que es la gestión  
administrativa, sin embargo, hay  
mucha  
uniformidad  
en  
las  
apreciaciones  
manifestadas  
alrededor de este tema. Lino y Luján  
(2022) ratifican lo anterior, y la  
definen como la forma de utilizar los  
estrategias,  
planteándose  
la  
207  
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recursos  
disponibles  
en  
la  
las funciones del talento humano a  
cargo (y sus interrelaciones  
operatividad de las empresas.  
González et al. (2020) concuerda  
con lo anterior, pero, adiciona que,  
son los mandos superiores los  
encargados de coordinar las  
laborales), sino, además, fomentar  
un flujo idóneo de información  
interna para la toma de decisiones, y  
de donde se origina la función de  
archivo documental.  
acciones  
para  
su  
posterior  
despliegue, pero, además, liderar el  
proceso administrativo en toda su  
extensión.  
El archivo documental proviene  
según Cruz (2002) del término  
anglosajón “records management”, y  
cuyo significado es “manejo de  
Por tanto, y desde la ejecución del  
proceso administrativo, es esencial  
el desplegar las etapas de  
planificación, organización, dirección  
y control, tal como lo sustentan  
autores como Escobar y Loor (2020),  
además de Barcia y Bravo (2025),  
siendo cada una de estas fases de  
real importancia para este estudio,  
dado que, la primera de las citadas,  
propone los objetivos a cumplirse  
para un período determinado, pero,  
además, porque plantea los cambios  
documentos  
de  
carácter  
administrativos” (p. 23). De su parte,  
Heredia (2018) dispone que se trata  
de un conjunto de documentos  
originados en la operatividad de la  
empresa, y que se conservan de  
manera organizada como fuente de  
indagación futura. Por tanto, y dada  
la diversidad de áreas existentes  
(división del trabajo), es esencial que  
algún departamento o dirección se  
encargue  
de  
su  
manejo  
y
necesarios  
para  
reducir  
la  
tratamiento, muy especialmente en  
incertidumbre en la toma de  
decisiones. (Delgado y Rodríguez,  
instituciones  
magnitud.  
de  
considerable  
2
024).  
Respecto de la importancia del  
archivo documental, la literatura más  
Entre tanto, y según Navarro et al.  
2019), la función de “organización”  
(
contemporánea  
expone  
dos  
consiste en acoplar los recursos  
estimados para la producción de un  
bien o servicio, lo cual, no solo infiere  
forjar una estructura que direccione  
premisas: la primera, y según  
Sánchez (2023), porque posibilita a  
los altos mandos tomar decisiones  
más ajustadas a la realidad, lo cual,  
208  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
no solo concibe poseer información  
del momento de carácter fiable y  
completa, sino, además, aquella que  
fue producida retrospectivamente  
con motivos de comparación (un  
período con otro). Adicionalmente,  
no se trata exclusivamente de  
recolectar y archivar información  
interna, sino, también, aquella que  
provenga del entorno externo o del  
mercado donde se desenvuelva.  
Para Navarro (2023), la esencialidad  
de esta función se reconoce por, “un  
entorno donde la información fluye  
rápidamente y la innovación es  
constante” (p. 2).  
propuesto en planificación, y en caso  
de diferencias en esta condición  
realizar las correcciones debidas.  
Este control enunciado según  
Franco (20211) puede ser aplicado  
desde dos perspectivas: la primera a  
nivel general o corporativo, pero  
siempre es más sustancial su  
ejecución desde instancias parciales  
(menor amplitud o alcance), es decir  
para un área, departamento o  
proceso.  
Desde el control parcial citado, esta  
etapa del proceso administrativo  
tiene su practicidad en lo relativo al  
archivo documental, instancia esta  
última que, según Maldonado et al.  
(2022), se trata de, “una valoración  
sistemática sobre los documentos  
archivísticos para documentar los  
procesos de negocios, la toma de  
decisiones y las transacciones” (p.  
22). Se establece con el criterio  
anterior, que todo registro debe estar  
sustentado en documentos válidos  
para su verificación, pero, además,  
debe existir un apropiado tratamiento  
y custodia para evitar pérdidas de  
tiempo y hasta de dinero. Por tanto,  
es imprescindible que existan  
responsables de la transmisión de la  
información, así como de los  
Una vez proyectada las acciones a  
seguir mediante planificación, así  
como combinar los recursos a través  
de la etapa de organización, la  
siguiente  
fase  
del  
proceso  
administrativo es la dirección o  
ejecución, y que, según Hernández y  
Hernández (2019), se erige como la  
delegación de autoridad bajo la  
coordinación de tareas asignadas.  
En lo concerniente a la función de  
control  
dentro  
del  
proceso  
administrativo, Muñoz et al. (2020),  
lo destaca como actividades que  
revisan el cumplimiento de los  
objetivos, es decir, valorar si lo  
ejecutado se aproxima  
a
lo  
209  
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documentos que reposan en algún  
lugar físico o digital.  
cumpla con los materiales y el  
tiempo establecido para generar el  
buen desempeño de cada gasto” (p.  
Por consiguiente, el hecho de  
controlar continuamente la gestión  
documental, provoca que los planes  
709).  
Al hacer referencia a los recursos, se  
debe considerar no solo lo que  
contengan objetivos  
y
metas  
medibles en el tiempo (previo  
diagnóstico situacional), lo cual le  
entrega una visión estratégica al  
tratamiento de información para la  
toma de decisiones. Díaz et al.  
corresponde  
expresamente  
al  
talento humano, materia prima y  
maquinaria, sino, también, a las  
formas que facultan utilizarlos  
mediante su interrelación, y entre  
eso lo que corresponde a los  
(2021)  
corrobora  
lo  
anterior,  
añadiendo que, de ser efectivo dicho  
control, se incrementa el valor de la  
información como activo de la  
organización, y, por el contrario,  
disminuir las falencias de tratamiento  
y conservación de los documentos.  
procesos  
instaurados  
en  
su  
operatividad. Lo anterior, está  
fundamentado en autores como  
Cadena (2020), al expresar que la  
mezcla de los insumos se constituye  
en su entrada, mientras que las  
actividades inmersas en estos  
generan como resultado un producto  
o servicio (salida).  
2.2 Modelos de valoración de la  
eficiencia de procesos  
La eficiencia según Ramírez et al.  
Por tanto, la eficiencia de un proceso  
puede valorarse de forma total según  
lo alcanzado (comparado con lo  
planificado), pero, además, de modo  
(2022)  
es  
producto  
de  
la  
optimización de los recursos a  
emplear, algo que está vinculado  
estrechamente con los objetivos de  
la gestión administrativa, y, por tanto,  
del control apropiado del archivo  
documental (según lo descrito hasta  
el momento). Desde un contexto de  
entidades públicas, Rodríguez et al.  
parcial para cada instancia  
actividad desarrollada.  
o
La  
importancia de esta evaluación es  
reconocida por García (2022), al  
admitir que conlleva a identificar más  
detalladamente problemas que no  
permiten cumplir con los objetivos.  
(2020) sostiene que, “consiste en  
comprobar que la planificación se  
210  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
En base a la revisión bibliográfica  
efectuada como parte de esta  
investigación, se establece que son  
varios los modelos que buscan medir  
la eficiencia en todo su contexto,  
pero, fundamentalmente, a partir de  
la evaluación de los procesos  
establecidos en la estructura  
organizacional.  
que, Izaguirre y Párraga (2017),  
señalan que es usada más  
frecuentemente  
para  
corregir  
problemas de asiduidad superior en  
las empresas.  
2.2.1 Método 8D para valorar la  
eficiencia de procesos  
El método 8D según Escalona et al.  
(
2024) se originó con fines de hallar  
calidad en los productos de la  
industria automotriz  
específicamente la empresa Ford),  
En esta dirección, los métodos para  
mejorar procesos como Seis Sigma  
y
8D  
son  
aquellos  
más  
(
recomendados y utilizados en los  
últimos tiempos, pudiendo ser  
aplicados para cualquier tipo de  
empresa, independientemente al  
sector al que pertenezca. (Navarro et  
al., 2017).  
y busca identificar problemas para  
solucionarlos, y centra su aplicación  
en un ciclo que incluye los  
componentes de planificar, hacer,  
verificar y actuar. Mendoza (2020) lo  
ratifica al señalar que, “8D es una  
metodología para la introducción,  
De todos modos, y ante la decisión  
de aplicar uno de los modelos  
enunciados, Hernández et al. (2024)  
exime que no existen diferencias  
sustanciales entre el empleo de uno  
u otro, sin embargo, la metodología  
documentación  
sistemática  
de  
mejoras la eliminación de  
y
problemas y errores. Se puede usar  
en un producto, pero también a nivel  
de sistema y proceso” (p. 5).  
8
D entrega respuesta más rápidas  
Lo referido por Mendoza (2020), es  
de gran esencialidad para esta  
investigación, pues, se destaca que,  
no solo sirve para evaluar la  
eficiencia desde la calidad de un  
producto, sino, además, en lo  
concerniente a procesos dentro de  
una estructura organizacional. En  
de solución de problemas en  
reclamos y quejas de clientes,  
mientras  
que  
SixSigma  
para  
proyectos grandes de alto alcance. A  
su vez, Millán, Montaño y Corona  
(2018), consideran que el método 8D  
conviene ante mejoras urgentes y  
rápidas que deban darse, mientras  
211  
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cuanto a los componentes de la  
metodología 8D, y en vista que tenga  
su propuesta y aplicabilidad al corto  
plazo para la Prefectura de  
Esmeraldas, a continuación, se los  
detalla y analiza de forma concreta.  
esta etapa del método 8D (Mendoza,  
2020).  
Identificación y verificación de  
causas raíces: Bajo consenso, el  
grupo de mejora deberá emitir los  
principales factores que producen el  
Formación del grupo de mejora:  
Según Escalona et al. (2024), las  
personas que lo conformen deberán  
tener el conocimiento y experticia en  
problema  
definido,  
siempre  
determinando cuál tiene mayor peso  
en la ocurrencia de la eventualidad,  
pero, además, comprobando que  
efectivamente esté produciendo  
las proceso  
actividades  
del  
examinado, sin embargo, puede  
efectos  
2024).  
negativos.  
(Fernández,  
estructurarse  
un  
que  
equipo  
pueda  
multidisciplinario  
Análisis de soluciones para  
causas raíces: Consiste en  
complementarse entre sí, pero que,  
en todo caso, aporten parcialmente  
de manera efectiva en cada fase de  
aplicación del método 8D. Este  
mismo autor sugiere el uso del  
método de expertos para conformar  
este grupo, y de esta manera  
conseguir mejores resultados.  
establecer estrategias y actividades  
que puedan corregir la problemática  
presentada, lo cual debe de ser de  
acción correctiva como preventiva, y  
debe estar acorde a los objetivos  
funcionales  
y
corporativos  
establecidos. (Escalona, 2024).  
Definición del problema: El grupo  
de mejora deben identificar las  
principales falencias que influyen en  
la no consecución de los objetivos  
propuestos. Este problema debe ser  
plenamente verificado desde un  
contexto cualitativo o cuantitativo, y  
debe concebirse con claridad y  
especificidad. Por tanto, la entrevista  
puede ser una opción para ejecutar  
Implementación de soluciones:  
Hace referencia a la ejecución de las  
estrategias y actividades planteadas  
para solucionar el problema.  
(Skurkova et al., 2023).  
Prevención de recurrencias: Se  
convierte en una evaluación post  
aplicación  
de  
las  
soluciones  
determinadas en la fase anterior, de  
212  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
forma de observar si en la realidad  
se están produciendo los cambios  
proyectados. (Izaguirre y Párraga,  
de Archivos Públicos (2019), y que a  
continuación brevemente se  
analizan en sus aspectos más  
relevantes.  
2017)  
2
.3  
Contexto  
legal  
en  
la  
Respecto de la Constitución de la  
República del Ecuador aprobada en  
implementación  
efectiva  
del  
archivo documental: Ecuador y  
Prefectura de Esmeraldas  
el  
2008,  
esta  
reconoce  
explícitamente el derecho a solicitar  
información a entidades públicas,  
pero, además, decreta que el archivo  
es patrimonio tangible a partir de la  
relevancia histórica que posea,  
especificándose que los documentos  
identificados bajo este hecho son los  
Desde un contexto internacional, la  
norma ISO 15489 se constituye en el  
estándar mundial en la gestión  
documental, y donde el archivo  
representa  
un  
componente  
importante para su aplicación, sin  
embargo, tiene muy poco usufructo  
en las entidades públicas del  
Ecuador. (Soria y Díaz, 2020).  
escritos,  
manuscritos,  
mapas,  
planos, croquis, fotografías, videos,  
material sonoro y cibernético, entre  
otros. (Bravo et al, 2019).  
De todos modos, son varias las  
normativas que tienen estricto apego  
a enriquecer el uso del archivo en el  
A más de lo anterior, y desde una  
revisión de los artículos de la Ley del  
Sistema Nacional de Archivo emitida  
en 1982, solo determina las  
instancias que se encargaran de  
administrar los archivos, mas no se  
especifica las etapas a implementar  
país,  
y
que tienen que ser  
consideradas dentro de la gestión  
administrativa de las empresas  
públicas, y entre esas la Ley del  
Sistema Nacional de Archivo (1982),  
Ley Orgánica de Transparencia y  
Acceso a la Información Pública  
para  
Porras  
ejercerse  
et  
efectivamente.  
al., 2022).  
(
Complementariamente, y alrededor  
de sus falencias, Rodríguez y  
Maronna (2023) establecen que esta  
(2004), Instructivo de Organización  
Básica y Gestión de Archivos  
Administrativos (2005), Constitución  
de la República del Ecuador (2008) y  
Norma Técnica para la Organización  
norma  
no  
es  
cumplida  
adecuadamente, pero, además, y de  
modo más concreto, no considera  
213  
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Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
las  
definiciones  
uniformes  
General Clasificación  
Documental, el cual es una  
herramienta que posibilita  
de  
desarrolladas a nivel internacional. A  
su vez, Santillán (2023) explica que  
esta ley no ha sido reformada a partir  
de cambios que se han dado en el  
organizar, ordenar, describir y  
vincular los documentos.  
entorno  
(fundamentalmente  
De manera implícita se ubican  
etapas que rigen la organización del  
archivo, siendo las siguientes las  
citadas:  
tecnológico).  
Respecto  
del  
Instructivo  
de  
Organización Básica y Gestión de  
Archivos  
Administrativos,  
establece  
este  
➢
Ordenación documental: Unir y  
vincular los documentos por sus  
propósitos y fuente de origen, y  
se debe realizar continuamente  
según el ingreso de los mismos  
documento  
etapas  
específicas como la planificación,  
organización, control, supervisión y  
coordinación, todo bajo la dirección  
de un especialista de archivo central  
que dependerá de la Secretaría  
General. En correspondencia con  
este instructivo, la Norma Técnica  
para Organización y Mantenimiento  
de Archivos Públicos específica que:  
(cronológicamente). El resultado  
de esta acción será la  
conformación de diferentes  
expedientes.  
➢
Cierre del expediente: Esta  
acción se da al terminar el  
➢
Se clasifica preliminarmente el  
archivo por el tiempo que tiene  
de permanencia en la institución,  
así puede ser de gestión (dos  
años), central (siete años),  
intermedio (15 años) e histórico.  
Se resuelve que los documentos  
pueden ser conservados bajo  
soportes de papel, magnético,  
óptico u otra tecnología que sea  
reproducible.  
trámite asunto para su  
posterior expurgo o foliación.  
➢ Expurgo: Consiste en identificar  
o
y
retirar  
los  
documentos  
además,  
repetidos,  
pero,  
aquellos que puedan contribuir al  
deterioro de los demas incluidos  
dentro del expediente.  
➢
➢
➢ Foliación: Hace referencia a  
foliar cada foja útil que es parte  
del expediente.  
Cada entidad del estado tiene  
que estructurar su Cuadro  
➢ Descripción archivística: Tiene el  
propósito  
de  
identificar,  
214  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
gestionar, localizar y explicar los  
documentos, de forma que se  
haga fácil su posterior ubicación  
y consulta.  
relevante al archivo intermedio  
(reglamentos,  
manuales etc.)  
normativos,  
Como se observa, las actividades  
expuestas dentro del subproceso de  
archivo documental toman como  
guía la norma técnica dispuesta a  
nivel nacional, pero, de manera más  
concreta y amplia. La ejecución de  
dichas labores está a cargo del  
especialista del archivo central que  
depende de la Secretaría General, y  
se trata de un subproceso habilitante  
➢
Inventario  
documental:  
Se  
ubican los datos generales de  
los expedientes en el contexto  
del  
clasificación  
Registro Oficial, 2019).  
cuadro  
general de  
documental.  
(
A partir de lo descrito, la Prefectura  
de Esmeraldas también ha emitido  
diferentes disposiciones legales, y  
fundamentalmente en lo relativo al  
manual que recoge el subproceso de  
manera precisa, y que se detalla a  
continuación:  
de apoyo de acuerdo  
a
lo  
determinado en el Estatuto Orgánico  
de Gestión por Procesos del  
GADPE. Es importante lo descrito,  
pues la gestión por procesos habilita  
la implementación del método 8D  
sugerido anteriormente, debiendo  
añadir que la disminución de  
problemáticas alrededor del archivo  
documental, provocaría ejecutar  
más efectivamente las funciones del  
personal de diferentes áreas de la  
prefectura, a partir que:  
➢
➢
Acopio o reunión de documentos  
Expurgo  
y
limpieza  
de  
documentos  
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
Selección documental  
Organización documental  
Descripción documental  
Conservación  
Archivo documental  
Administración de documentos  
Digitación  
descriptivos  
Archivo  
de  
instrumentos  
instrumentos  
Auditoría Interna: Evalúa los  
procesos administrativos de la  
➢
de  
entidad  
para  
incrementar  
la  
descriptivos  
Depuración  
productividad.  
➢
➢
Transferencias secundarias o  
transferencias de información  
215  
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Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
Departamento de Planificación:  
Proyecta las estrategias para  
consecución de objetivos y metas.  
De su parte, y para el caso del objeto  
de estudio, la mejora del archivo  
documental es frecuentemente una  
estrategia inmersa en el plan  
corporativo, sin embargo, y para los  
momentos actuales, no se ha  
desarrollado algún mecanismo que  
confirme su efectividad y eficiencia,  
y, por lo cual, se decidió emplear el  
método de 8D con este cometido. En  
3. Metodología  
La investigación fue de tipo no  
experimental de índole cualitativa,  
pues las variables no se manipularon  
para revisar su comportamiento ante  
un estímulo, sino que, por el  
contrario, y a partir de percepciones  
de expertos, se explicaron los  
resultados obtenidos en la aplicación  
resumen,  
el  
procedimiento  
empleado desde lo expuesto en el  
marco teórico para el método 8D fue  
el siguiente:  
de  
técnicas  
posteriormente  
Formación del grupo de mejora:  
Tal como ya se mencionó, el grupo  
de trabajo estuvo compuesto por  
especialistas de archivo y jefes  
administrativos de la Prefectura y  
Municipio de Esmeraldas, y a los  
cuales se le revisó en primera  
instancia sus respectivos currículos,  
de modo de comprobar la debida  
experiencia en gestión documental y  
archivística, condición que se  
cumplió de forma adecuada. De  
modo complementario, se ejecutó el  
método de expertos para comprobar  
su idoneidad como integrante del  
grupo de mejora.  
mencionadas, lo que también hace  
referencia de una investigación de  
tipo  
descriptiva.  
Complementariamente, el estudio  
fue también de carácter transversal,  
de campo y documental, pues la  
información se centró en un período  
de tiempo determinado, pero,  
además, se gestó en las propias  
instalaciones de la prefectura de la  
provincia de Esmeraldas. Respecto  
del estudio documental, la revisión  
de documentos internos de la  
entidad objeto de estudio facilitó  
valorar su gestión administrativa  
(especialmente de su planificación  
estratégica institucional).  
Definición del problema: El grupo  
de trabajo realizó una observación  
pormenorizada del subproceso de  
216  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
archivo de documentos (en las  
propias instalaciones), lo cual fue  
complementado con datos obtenidos  
de la ejecución de la entrevista al  
personal a cargo del subproceso  
citado (una población total de 9  
personas), pues, son quienes, de  
modo directo, evidencian a diario las  
limitantes en sus labores cotidianas.  
Esta técnica mencionada, incorporó  
un cuestionario de preguntas  
abiertas previamente estructuradas.  
A su vez, una lluvia de ideas  
posibilitó seleccionar el problema  
que requería solución con mayor  
agilidad.  
procesados mediante el empleo del  
software Excel, del cual se  
aprovechó sus beneficios en cuanto  
a
generación  
de  
estadística  
descriptiva.  
4. Resultados y discusión  
Gestión administrativa en su  
vínculo con el archivo documental  
Preliminarmente, se exploró el  
proceso administrativo concebido en  
la operatividad de la prefectura de  
Esmeraldas  
(componente  
importante en la gestión), iniciando  
con lo relacionado al Plan  
Identificación y análisis de causas  
raíces: Por igual que lo hecho para  
la etapa anterior, la técnica de lluvia  
de ideas permitió seleccionar la  
Estratégico  
elaborado para el período 2023-  
027. Bajo lo expuesto, y desde una  
Institucional  
(PEI)  
2
perspectiva  
problemas  
de  
conocer  
los  
causa  
raíz  
que  
al  
contribuye  
problema  
identificados  
como  
mayormente  
evidenciado.  
premisa del PEI, el diagnóstico  
detalla varias falencias vinculadas  
con esta investigación, como:  
Implementación de soluciones: La  
técnica de cuestionamiento de  
suposiciones concretó la ejecución  
de esta etapa enunciada, y cuyo  
resultado fue un conjunto de  
estrategias y actividades que buscan  
disminuir la causa raíz seleccionada.  
➢
Manual de valoración de  
puestos, procesos  
y
procedimientos desactualizados,  
y, por tanto, no se encuentra  
adaptado al entorno actual  
tecnológico (primordialmente).  
Es poca la inversión en  
tecnología alrededor del archivo  
➢
Finalmente, los datos originados de  
las técnicas mencionadas fueron  
217  
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Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
documental,  
informático  
y
el sistema  
que existe  
eficientes de manera continua e  
integral.  
actualmente no es aprovechado  
para todos sus componentes,  
siendo la causa principal de esta  
anomalía el siguiente aspecto  
descrito.  
Lo anteriormente expuesto, se trata  
de información plasmada en el plan  
corporativo que fue elaborado en el  
año 2022, y, por tanto, es importante  
destacar la actualidad del archivo  
documental de manera específica.  
➢
Limitado número de servidores  
públicos  
a
nivel  
técnico  
necesario para el cumplimiento  
de todas las actividades de  
competencias y funciones de la  
Evaluación de la eficiencia del  
proceso de archivo documental  
El PEI reflejó ciertos obstáculos  
presentados en diversas áreas de la  
institución,  
lo  
cual  
se  
complementa con el no diseño  
de un plan de capacitación  
continuo e integral.  
Prefectura  
de  
Esmeraldas.  
se creyó  
Adicionalmente,  
conveniente valorar la eficiencia del  
proceso antes mencionado mediante  
la aplicación del método 8D, y que,  
en cierta forma, se constituye  
Además, y desde un contexto de  
mismo PEI diseñado para el período  
2023-2027, se plantearon varios  
objetivos para tratar de corregir  
ciertas falencias, siendo, el que a  
continuación se detalla, el que  
implícitamente podría coadyuvar a  
mejorar el archivo documental, y es:  
también  
en  
un  
medio  
de  
identificación de anomalías (una de  
sus fases en específico). Sus etapas  
fueron desarrolladas y estos fueron  
los resultados alcanzados:  
“Posicionar al Gobierno Provincial  
como una institución eficiente e  
innovadora, sin embargo, este  
objetivo se visualiza como un  
propósito muy general”. De todos  
modos, hay que considerar que la  
evaluación de algún proceso (como  
se lo ha efectuado mediante 8D),  
debe conllevar a ser innovadores y  
218  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
Primera etapa: Conformación del grupo de trabajo  
Tabla 1. Autoevaluación de integrantes del grupo seleccionados  
Expertos  
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10  
X
Total  
10  
10  
9
1
2
3
4
X
X
X
9
Nota. Fuente: Integrantes del grupo de trabajo.  
encuentra determinado bajo los  
datos de la Tabla 2.  
La calificación de la autoevaluación  
posibilitó hallar el coeficiente de  
conocimiento (Kc),  
y
que se  
Tabla 2. Coeficiente de conocimiento  
Expertos  
KC= n * (0,1)  
1
2
3
4
1
1
0,9  
0,9  
Nota. Fuente: Integrantes del grupo de trabajo.  
el  
respectivo  
coeficiente  
de  
Una vez calculado el coeficiente de  
argumentación (Ka).  
conocimiento se procedió a verificar  
Tabla 3. Cálculo de coeficiente de argumentación  
Fuentes de argumentación  
Grado de influencia  
Alto  
Medio  
Bajo  
Sustento o fundamentación teórica en gestión de  
archivos  
0,25  
0,10  
0,05  
Experiencia profesional en temas relativos a gestión de  
archivos  
Participación en investigaciones relacionadas con  
gestión de archivos  
0,25  
0,20  
0,30  
0,20  
0,15  
0,15  
0,15  
0,10  
0,10  
Aplicación en la práctica de gestión de archivos  
TOTAL  
Fuentes de argumentación  
Sustento o fundamentación teórica en gestión de  
archivos  
1
Alto  
I, III, IV  
0,60  
Medio  
II  
0,40  
Bajo  
Experiencia profesional en temas relativos a gestión de  
archivos  
Participación en investigaciones relacionadas con  
gestión de archivos  
I, II, IV  
I, II, IV  
III  
III  
Aplicación en la práctica de gestión de archivos  
I, II, III, IV  
Nota. Fuente: Integrantes del grupo de trabajo  
argumentación de cada experto se  
ha estructurado la Tabla siguiente.  
Desde los resultados alcanzados  
para los coeficientes de  
219  
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Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
Tabla 4. Coeficiente de argumentación  
Integrantes/Fuentes argumentación  
1
2
3
4
0
0
0
0
Ka  
1
1
2
3
4
0,3  
0,1  
0,3  
0,3  
0,3  
0,3  
0,2  
0,3  
0,2  
0,2  
0,2  
0,2  
0,9  
0,9  
1
Nota. Fuente: Expertos seleccionados. Elaboración: Autora de trabajo de titulación  
coeficiente de competencia, tal como  
se visualiza en la Tabla 5.  
A su vez, y con los hallazgos del  
coeficiente de conocimiento  
argumentación se determinó el  
y
Tabla 5. Puntuación de coeficiente de competencia  
Kc Ka  
Experto  
K
1
1
2
3
4
1
1
1
0,85  
0,9  
1
0,92  
0,9  
0,95  
0,9  
0,9  
Nota. Fuente: Expertos seleccionados. Elaboración: Autora de trabajo de titulación  
cual quedaron todos elegidos  
finalmente aplicar el método 8D.  
Cada uno de los integrantes de  
grupo preseleccionados tienen una  
valoración mayor a 0,80, y con lo  
Segunda etapa: Definición del problema  
Los porcentajes de aceptación se dieron de modo unánime, y a continuación se  
exponen:  
Figura 1. Principales problemas evidenciados en la gestión del archivo documental  
3
3,33  
3
3
2
2
1
1
5,00  
0,00  
5,00  
0,00  
5,00  
0,00  
2
2,22  
22,22  
1
1,11  
11,11  
5
0
,00  
,00  
No hay espacio  
físico suficiente  
No hay personal  
capacitado  
No existe  
No hay depuración Falta de decisión de  
colaboración de de documentos autoridades para  
áreas legales y de archivados mejorar la gestión  
calidad para buscar documental  
la mejora continua  
Nota. Fuente: Entrevista a personal del sub proceso de archivo central.  
documentos  
archivados,  
otro  
El  
33,33%  
de  
entrevistados  
2
2,22% que no hay decisión de las  
mencionan que el archivo central no  
presenta un espacio físico suficiente,  
autoridades para mejorar la gestión  
documental, 11,11% mencionan  
22,22% que no hay depuración de  
220  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
como problema la falta de personal  
capacitado, mientras que un 11,11%  
que no existe colaboración de áreas  
legales y de calidad para buscar  
mejora continua.  
del  
problema  
como  
las  
y
fundamentales:  
➢
Poca  
capacitación  
actualización de conocimientos  
del personal a cargo de las  
funciones.  
Una vez realizado su respectivo  
análisis de parte del grupo de  
➢ Desactualización de normativa  
(desde el año 2011 no ha sido  
modificada).  
mejora,  
se  
estableció  
como  
problema preferente la falta de  
depuración del archivo, y cuyo efecto  
principal es la falta de espacio para  
la distribución idónea de los  
documentos (de ahí que este último  
no sea la debilidad escogida para ser  
solucionada). Además, se expuso  
que la inadecuada capacitación se  
convierte en una causa del problema  
priorizado.  
➢ Falta de planificación funcional  
específica de la gestión de  
archivo  
➢ No evaluación de la calidad del  
subproceso  
efectuado  
de  
archivo para cada una de sus  
actividades.  
Una vez elaborada la lista de causas,  
y mediante consenso, se eligió la  
falta de planificación funcional como  
la razón esencial de ocurrencia de la  
problemática. Bajo lo expuesto, se  
determinó que el diseño efectivo de  
planificación puede disminuir los  
otros inconvenientes.  
Tercera etapa: Identificación y  
verificación de causas raíces  
Se empleó la técnica de lluvia de  
ideas para cumplir con esta fase,  
recogiéndose las siguientes causas  
Figura 2. Causa preferencial de corregir para mejorar la depuración del archivo  
1
1
20,00  
00,00  
1
00,00  
8
6
4
2
0,00  
0,00  
0,00  
0,00  
0
,00  
0,00  
0,00  
0
,00  
Poca capacitación y  
actualización de  
conocimientos del  
personal  
Desactualización de  
normativa  
Falta de planificación  
funcional específica de la calidad del subproceso  
No evaluación de la  
gestión de archivo efectuado de archivo  
Nota. Decisión de grupo de mejora sobre causa preferencial de corregir  
221  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 9, Número 17 (Ed. jul – dic. 2025) ISSN: 2697-3456  
Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
El 100% de integrantes del grupo de  
mejora, seleccionaron la falta de  
planificación funcional (concreta de  
la gestión de archivo) como la causa  
raíz de mayor peso. Se destacó que,  
incluso, un plan puede corregir las  
otras falencias presentadas en la  
Figura 2 (mediante el planteo de  
estrategias).  
para cada año: Tendrá como  
guía la información centrada  
en este artículo de  
investigación.  
✓ Actividad  
3:  
Platear  
objetivos para disminuir las  
problemáticas prioritarias  
(mayor peso o importancia):  
Los cuales tendrán que ser  
evaluados para un período  
determinado en cuanto a su  
cumplimiento (efectividad en  
la gestión de archivo).  
Cuarta  
etapa:  
Análisis  
de  
soluciones para causas raíces  
La causa raíz identificada  
y
seleccionada  
fue  
puesta  
a
consideración del grupo de mejora, y  
desde un análisis desarrollado se  
sugirió el planteamiento de objetivo y  
estrategias para poder corregir el  
inconveniente, y que a continuación  
se describen:  
✓ Actividad 4: Bosquejo de  
estrategias para alcanzar  
efectivamente los objetivos  
planteados: Estrategias que  
no solo conciernen a la  
ejecución del subproceso de  
➢
Objetivo: Disminuir la cantidad  
de archivos mediante la efectiva  
práctica de la función de  
depuración  
archivos,  
aquellas  
sino  
áreas  
también  
que  
indirectamente  
coadyuvar  
pueden  
a
cumplir los  
❖
Estrategia 1: Fomento de  
cultura de eficiencia en la  
función archivística  
propósitos establecidos.  
✓ Actividad 5: Evaluación de  
la efectividad y eficiencia de  
la función archivística:  
Consistirá en la valoración del  
✓
Actividad 1: Elaboración de  
nueva identidad para el  
subproceso de archivo  
central: Es decir, diseñar una  
misión, visión y objetivos para  
esta área.  
cumplimiento  
normativas respecto de lo  
actuado, mientras que,  
de  
las  
respecto a la eficiencia, a  
partir de seguir el mismo  
procedimiento efectuado para  
✓
Actividad 2: Estructurar un  
diagnóstico  
situacional  
222  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
este artículo de investigación  
método 8D).  
Estrategia 2: Incrementar la  
efectividad del talento  
implementar  
una  
gestión  
(
administrativa que posibilite alcanzar  
esta condición. Peña et al. (2022)  
destaca lo anterior, y observa su  
❖
✓
humano en funciones de  
gestión de archivo.  
esencialidad  
hacia  
prevenir  
inconvenientes que disminuyan la  
posibilidad de éxito.  
Actividad 1: Configurar el  
proceso de reclutamiento y  
selección del talento humano,  
de modo de escoger aquel  
más capacitado para ocupar  
funciones de gestión de  
archivo, y fundamentalmente  
en lo relacionado con su  
depuración.  
El  
proceso  
administrativo  
se  
constituye en la forma de aplicación  
de la gestión desarrollada, y, por  
tanto, guía las labores del talento  
humano en búsqueda de aumentar  
la productividad, todo a partir de una  
mejor adaptación a los cambios en el  
entorno económico, político, entre  
otros, siendo esto fundamentado  
teóricamente en autores como  
Delgado y Rodríguez (2024). Desde  
lo expuesto, la Prefectura de  
Esmeraldas tiene su PEI (primera  
etapa del proceso administrativo)  
que direcciona la organización y  
control de los recursos, lo cual, está  
✓
Actividad 2: Asesoramiento  
de expertos en gestión de  
archivo que son parte de  
empresas públicas en el  
Ecuador.  
Quinta etapa: Prevención de  
recurrencias  
Las áreas de planificación y auditoría  
deberán periódicamente revisar si  
las estrategias planteadas han dado  
los resultados previstos.  
en  
correspondencia,  
con  
lo  
estipulado a nivel normativo por la  
Secretaría Nacional de Planificación  
y Desarrollo (SENPLADES).  
Discusión  
La Prefectura de Esmeraldas es una  
empresa pública de índole seccional,  
y tiene como propósito fundamental  
generar bienestar en la población de  
zonas rurales de la provincia, siendo  
esencial, bajo este hecho, el  
Sin embargo, la exigencia citada  
debe darse a todo nivel, y, por tanto,  
cada área debe poseer su propio  
plan con estrategias que contribuyan  
al logro de los objetivos corporativos,  
condición esta última que no está  
223  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 9, Número 17 (Ed. jul – dic. 2025) ISSN: 2697-3456  
Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
sucediendo hacia la interna de la  
entidad objeto de estudio. La  
Universidad de Antioquia (2023) lo  
corrobora, y destaca la importancia  
de articular propuestas de mejora del  
archivo documental con el plan  
corporativo.  
insertado en su configuración  
orgánica el subproceso de archivo,  
cuya función esencial es desarrollar  
la gestión documental en toda su  
extensión, y que, según Muñoz y  
Saltos (2022), hace referencia al  
manejo de documentos desde su  
origen hasta su disposición final,  
siendo, esta última circunstancia  
citada, la relacionada con el tema de  
este artículo de investigación. Tanto  
la planificación como la forma de  
combinar los recursos deben ser  
evaluados constantemente, y, es allí,  
donde la fase de control devela su  
significancia.  
Siguiendo con los requerimientos  
legales impuestos alrededor de la  
planificación en entidades públicas,  
el PEI elaborado en la Prefectura de  
Pichincha partió de la emisión de un  
diagnóstico de índole participativo, y,  
en donde, se identificaron problemas  
que directa o indirectamente afectan  
al archivo documental, sin embargo,  
hasta el momento no han sido  
solucionados para buscar calidad  
procesal. Adicionalmente, no se ha  
diseñado una matriz de riesgos para  
ejercer prevención antes que  
corrección. Doria (2020) reconoce  
este último criterio, y destaca que se  
trata de un nuevo enfoque de la  
planificación centrado en la calidad,  
Desde un contexto general, el control  
no se desarrolla de manera continua  
e integral para las empresas públicas  
(especialmente con un enfoque  
latinoamericano), sino que, más  
bien,  
las  
auditorías  
tienen  
preferencia de ejecución para otras  
áreas como la financiera, situación  
que es ratificada mediante estudios  
realizados por Vanni et al. (2023),  
algo que también es una realidad  
para la Prefectura de Esmeraldas. Lo  
anterior no debe darse de esta  
manera, y no solo debe valorarse el  
buen manejo de los insumos  
programados para su uso, sino,  
además, y de manera integral, lo  
de  
manera  
de  
identificar  
oportunidades para disminuir la  
ocurrencia de los problemas.  
Respecto de la organización como  
segunda etapa básica del proceso  
administrativo (distribución de los  
recursos para lograr lo planificado),  
la prefectura de Esmeraldas tiene  
224  
Valencia-Quiñonez et al. (2025)  
correspondiente a la eficiencia y  
calidad procesal.  
especialización en archivología del  
talento humano a cargo, algo que  
habría que cambiar, o en todo caso  
Según lo observado en la literatura  
contemporánea sobre el tema, la  
evaluación de la eficiencia de un  
proceso tiene variedad de métodos a  
ser aplicados, pero, y tal como se ha  
descrito anteriormente, es el 8D uno  
de los más recomendados desde el  
ambiente empresarial, y, por tanto,  
fue el seleccionado para ser  
adaptado a la realidad de la  
Prefectura de Esmeraldas.  
establecer  
componentes  
de  
capacitación como se propone, más  
que todo en temas de bibliotecología  
y biblioteconomía, pero, además, y  
de modo complementario, con la  
implementación de sistemas de  
información apropiados, algo que se  
fundamenta en criterios como el de  
Jaramillo et al. (2018).  
De igual forma, es significativo  
admitir la no disposición de un lugar  
apropiado donde reposan los  
documentos, pues el espacio físico  
utilizado es muy pequeño y sin  
mayor entrada de luz natural, pero,  
Bajo lo descrito, son diversos los  
problemas de la gestión de archivo  
documental identificados al ejecutar  
el método 8D, siendo el prioritario a  
atender la depuración de los  
documentos conservados. Según  
Ruiz y Sosa (2023), la nula o poca  
depuración no facilita la búsqueda de  
algún documento requerido. Hay que  
expresar que desde el 2015 se  
además,  
no  
se  
tiene  
un  
deshumedecedor y purificador de  
aire, condiciones que deberían ser  
una realidad de acuerdo al criterio de  
Carbajo (2017). Sin embargo, estas  
falencias pudieran ser corregidas  
con la conversión del archivo físico a  
digital, y, desde este criterio, García  
promulgó  
la  
Resolución  
Administrativa No P-2015-009, y que  
emite los lineamientos para la  
función de depuración, y, por tanto,  
lo que faltaría es mayor decisión  
para cumplir con esta normativa  
citada.  
(2023)  
destaca  
que,  
“el  
almacenamiento electrónico es una  
forma increíblemente asequible y  
escalable para ganar espacio en la  
oficina” (p. 3). Adicionalmente, y  
según Suárez y García (2021), un  
archivo digital eleva los niveles de  
Desde lo expuesto, una de las  
causas de esta anomalía es la poca  
225  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 9, Número 17 (Ed. jul – dic. 2025) ISSN: 2697-3456  
Estrategias de gestión administrativa para optimizar el archivo documental en la Prefectura de Esmeraldas, Ecuador.  
eficacia y eficiencia en la gestión  
documental.  
esta una de las causas para que se  
presenten falencias como la  
inapropiada distribución del espacio  
físico, pero, además,  
Finalmente, al no existir objetivos  
funcionales que pretendan mejorar la  
gestión de archivo, la verificación de  
la eficacia de esta función estará  
muy coartada o limitada. Para  
Cárdenas (2023), “la eficacia se  
refiere a la capacidad de lograr  
objetivos”.  
y
fundamentalmente, lo concerniente  
a la no depuración del archivo como  
instancia de priorización de los  
documentos, algo que ha sido  
ratificado mediante la intervención  
de un grupo de expertos en la  
aplicación del método 8 D.  
En lo posterior, la acción ejecutada  
para esta investigación como  
mecanismo de control (etapa del  
proceso administrativo), debe ser  
complementada con el diseño de  
5
. Conclusiones  
La archivística es una actividad  
inmersa dentro de la gestión  
documental, y a su vez, y para las  
últimas de las citadas, esta se  
constituye en componente de la  
organización como etapa del  
proceso administrativo. Bajo lo  
expuesto, la revisión de la calidad de  
cualquier proceso puede ser  
valorada mediante algún método  
como Seis Sigma o 8D, algo que  
está relacionado con la búsqueda de  
eficiencia corporativa.  
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