Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v5i9.0150  
DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DE POSGRADO  
DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ  
DIAGNOSIS OF THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE POSTGRADUATE  
INSTITUTE OF THE TECHNICAL UNIVERSITY OF MANABÍ  
1
2
3
Cedeño-Macías Carla Jazmín ; Vinces-Solórzano Carlos Julio ; Jarre-Vera Gilberto Rafael  
1
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
Correo: ccedeno9674@utm.edu.ec.  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
2
Correo: carlos.vinces@utm.edu.ec.  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
2
Correo: rafael.jarre@utm.edu.ec.  
Resumen  
Los Sistemas de Información Documental constituyen un importante recurso dentro de las  
instituciones en virtud de garantizar, no sólo la organización de la documentación generada por  
las funciones que le están conferidas, permitiendo la captación de información externa a la  
institución. La documentación es un recurso fundamental para las organizaciones, por esta razón  
suele ubicarse en el nivel de otros como los recursos humanos, materiales y económicos. De allí  
nace la necesidad de desarrollar un diagnóstico de la gestión documental llevada a cabo por el  
Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí para el desarrollo de un sistema de  
gestión basado en la norma la norma ISO 15489. Esta investigación se logró por medio de la  
aplicación de métodos e instrumentos de recolección de información de campo como es el caso  
de la escala de Likert por medio del que se determinó las falencias en la gestión de documentos  
del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí siendo que los protocolos de  
almacenamiento y archivo de información vital y sensible, de la misma manera es necesario que  
el proceso de manejo documental deba reajustarse una nueva normativa misma que se base en  
la Norma ISO 15489 por medio de la que sea posible reglamentar la organización y conservación  
de los documentos.  
Palabras clave: Gestión de documentos, Sistema de Gestión Documental, Principios de la  
gestión documental.  
Abstract  
The Documentary Information Systems constitute an important resource within the institutions by  
virtue of guaranteeing, not only the organization of the documentation generated by the functions  
that are conferred on it, allowing the capture of information external to the institution.  
Documentation is a fundamental resource for organizations, for this reason it is usually located at  
the level of others such as human, material and financial resources. From there arises the need  
to develop a diagnosis of document management carried out by the Graduate Institute of the  
Technical University of Manabí for the development of a management system based on the ISO  
15489 standard. This research was achieved through of the application of methods and  
instruments for collecting field information, such as the Likert scale, by means of which the  
deficiencies in document management of the Graduate Institute of the Technical University of  
Manabí were determined, being that the storage and archiving of vital and sensitive information,  
in the same way it is necessary that the document management process should be readjusted  
with a new regulation based on the ISO 15489 standard by means of which it is possible to  
regulate the organization and conservation of documents.  
Keywords: Document management, Document Management System, Principles of document  
management.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 03 de mayo de 2021.  
Fecha de aceptación: 08 de julio de 2021.  
Fecha de publicación: 09 de julio de 2021.  
2
Cedeño-Macías et al (2021)  
1
. Introducción  
una estructura metodológica en  
materia de gestión documental en  
todos los formatos y soportes.  
Dichas normas están conformadas  
Resulta esencial  
para  
las  
instituciones y la sociedad en  
general, la organización de los  
básicamente  
por  
las  
documentos  
de  
archivos  
y
ISO/TC46/SC11. En cuanto a ellas la  
Norma UNE – ISO 15489 – 1 pone  
en manifiesto sus beneficios cuando  
señala que: “la adopción de un  
criterio sistémico para la gestión de  
documentos resulta esencial para las  
organizaciones y la sociedad, a fin  
precisamente se logra a través de la  
aplicación de sistemas de gestión  
documental (SGD) siendo definido  
como “el conjunto de tareas y  
procedimientos orientados a lograr  
una mayor eficiencia y economía en  
la explotación de los documentos por  
parte de las organizaciones”.  
de proteger  
y
conservar los  
documentos como evidencias de sus  
actos”. (Bonilla Velástegui, 2016  
pág. 65)  
(
Campos Cruz, 2017 pág. 45)  
De manera más explícita es posible  
mencionar que el término gestión  
documental, es el tratamiento y  
conservación que se les da a los  
documentos, desde que este es  
producido hasta su eliminación o  
conservación permanente, siguiendo  
las diversas etapas que constituyen  
el ciclo de vida de los documentos, el  
cual es base en los diferentes  
archivos: de gestión, central e  
histórico, en los cuales existen  
procesos que incluyen diversos  
instrumentos que harán posible la  
organización de la documentación.  
“Un sistema de gestión de  
documentos de archivo se convierte  
en una fuente de información sobre  
las actividades de la organización,  
que puede servir de apoyo a  
posteriores actividades y toma de  
decisiones, al tiempo que garantiza  
la rendición de cuentas frente a las  
partes interesadas presentes y  
futuras” (Font, 2013 pág. 56).  
En el caso de las Universidades,  
estas son igualmente generadoras y  
receptoras de documentos  
información, que sirven para conocer  
su evolución académica  
e
A nivel internacional existen normas  
que regulan la organización y el  
control documental proporcionando  
y
administrativa, facilitan la toma de  
3
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
decisiones a la vez que permiten dar  
respuestas oportunas a las consultas  
y solicitudes de la comunidad  
universitaria.  
documentos, afectado al personal y  
a la imagen institucional.  
La finalidad de este estudio será  
desarrollar un diagnóstico de la  
gestión documental llevada a cabo  
por el Instituto de Posgrado de la  
Universidad Técnica de Manabí  
Estos documentos se encuentran  
sujetos a los procesos de gestión  
que  
la  
institución  
utilice  
y
condicionando  
disponibilidad,  
su  
acceso  
Como antecedentes del estudio es  
posible mencionar la investigación  
llevada a cabo por Pérez Cruz,  
todos  
deberán  
recurrir con frecuencia  
a
los  
documentos que se han producidos  
o recibidos para verificar proyectos,  
llevar a cabo investigaciones, tomar  
decisiones, mantener las evidencias  
y conservar la memoria para el  
futuro.  
(
2017) para la Universidad de  
Sevilla, titulada Diseño de un  
Sistema de Gestión de Documentos  
en una empresa constructora, en la  
que incorpora un SGD basado en la  
norma UNE-ISO 15489: Información  
y documentación, por la que es  
posible conocer que la gestión  
documental siempre ha constituido  
una necesidad y un problema para  
las organizaciones, pero es en la  
actual Sociedad de la Información,  
debido al creciente desarrollo de la  
información y la generación de  
contenidos, donde se ha erigido  
como una función clave del éxito  
empresarial, estableciéndose como  
una herramienta básica de soporte  
para otros procesos gerenciales  
como la gestión de la calidad, la  
gestión de riesgos, el control interno  
y hasta la lucha contra la corrupción.  
A pesar de que se han llevado a cabo  
diferentes procesos de capacitación  
al personal en la Universidad  
Técnica de Manabí en lo que refiere  
al manejo de documentos, este  
proceso no ha sido estandarizados  
dichos procesos en las diferentes  
facultades que componen a la  
misma,  
generando  
que  
el  
tratamiento de estos sea llevado a  
cabo de diferente manera entre cada  
una de las facultades.  
Este es el caso del Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí, que no cuenta con un  
proceso adecuado para la gestión de  
4
Cedeño-Macías et al (2021)  
A nivel nacional son pocas las  
instituciones que se han sujetado a  
un proceso que permita la  
normalización de un sistema para la  
documentación, generando falencia  
en los procesos de archivo y  
seguimiento de los mismos.  
desarrollo  
de  
un  
SGD  
independientemente de la institución  
en donde se aplique, debe de ser  
estandarizado en los diferentes  
departamentos que le conforman,  
con la finalidad de lograr una  
cohesión en los procesos que lleva a  
cabo el organismo.  
A pesar de la poca aplicación de  
estos procesos por las instituciones,  
se presenta una amplia gama teórica  
compuesta por estudios llevados a  
cabo por diversos autores, entre los  
que se pueden mencionar:  
El  
documental que presenta en  
diferentes instituciones nivel  
problema  
de  
la  
gestión  
a
internacional, es palpable también  
en la Universidad Técnica de  
Manabí, en la que a pesar de que se  
han llevado a cabo diferentes  
procesos de capacitación al personal  
en lo que refiere al manejo de  
documentos, estos no han sido  
estandarizados en las diferentes  
facultades que componen a la  
El estudio llevado a cabo por  
Quilumbaquin Fernández, (2014)  
titulada Gestión  
Documental y Archivo en el Gobierno  
Autónomo Descentralizado de  
Gonzales Suarez de la provincia de  
Imbabura, cuyo proceso  
Sistema  
de  
misma,  
generando  
que  
el  
investigativo, permite determinar que  
el sistema de gestión documental  
tratamiento de estos sea llevado a  
cabo de diferente manera entre cada  
una de las facultades.  
propuesto,  
consentirá  
la  
estandarización de los procesos  
administrativos dentro del Gobierno  
Este es el caso del Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí, que no cuenta con un  
proceso adecuado para la gestión de  
documentos, afectado al personal y  
a la imagen institucional.  
Autónomo  
Descentralizado  
de  
González Suárez, facilitando la  
gestión de los trámites pertinentes,  
buscando respaldar la información  
requerida por los colaboradores y  
usuarios de la parroquia.  
Partiendo de los previamente expuso  
es posible mencionar la siguiente  
formulación del problema ¿Cuáles  
Partiendo de lo expuesto por el  
autor, es posible afirmar que el  
5
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
son los principales problemas que  
presenta la gestión documental  
llevada a cabo por el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí?  
gestión documental aplicada por el  
instituto de posgrado.  
El estudio fue de campo debido a  
que gran parte de las actividades de  
recopilación de información se  
realizaron en el campo directo de  
investigación siendo el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí; descriptiva debido a que  
la mayor parte de la información se  
centró en los datos obtenidos  
mediante encuestas a la población  
objetivo de este estudio.  
Objetivo de la investigación.  
Desarrollar un diagnóstico de la  
gestión documental llevada a cabo  
por el Instituto de Posgrado de la  
Universidad Técnica de Manabí  
Objetivos específicos de la  
investigación  
•
Diagnosticar la situación inicial del  
manejo de la documentación  
receptada en el Instituto de  
Posgrado de la Universidad  
Técnica de Manabí.  
Por último, es posible establecer que  
fue bibliográfica misma que consiste  
en  
la  
revisión  
de  
material  
bibliográfico existente con respecto  
al tema a estudiar. Se aplicó con la  
finalidad de analizar teóricamente los  
temas necesarios para la ejecución  
del respectivo estudio.  
•
Valorar la pertinencia y factibilidad  
que tendría el diseño del sistema  
de documentación en el Instituto  
de Posgrado de la Universidad  
Técnica de Manabí.  
Como población del estudio se  
consideró el 100% del personal que  
labora en el Instituto de Posgrado de  
la Universidad Técnica de Manabí 20  
miembros; debido al tamaño de la  
muestra no se aplicó fórmula.  
2
. Materiales y métodos  
La generación del diagnóstico se  
llevó a cabo por medio de la  
aplicación de la modalidad no  
experimental misma que se centra  
en el estudio de las variables, siendo  
el caso del presente artículo la  
El método empleado fue análisis –  
síntesis por medio del cual se generó  
el análisis e interpretación de los  
resultados obtenidos por medio de  
los instrumentos de recolección de  
6
Cedeño-Macías et al (2021)  
información, mismo que fue una  
encuesta basada en una escala de  
Con la finalidad de tener una visión  
general referente a la gestión  
documental del Instituto de Posgrado  
de la Universidad Técnica de Manabí  
se aplicó una escala de Likert al  
personal responsable de la gestión  
documental con la siguiente escala:  
muy de acuerdo, de acuerdo,  
medianamente de acuerdo, casi de  
acuerdo, en desacuerdo, proceso  
por medio del que se llevó a la  
Likert  
aplicada  
de  
al  
la  
personal  
gestión  
responsable  
documental con la siguiente escala:  
Muy de Acuerdo, Acuerdo,  
Medianamente de acuerdo, Casi de  
acuerdo, En desacuerdo.  
3
. Resultado y discusión  
Resultados  
obtención  
de  
los  
siguientes  
resultados.  
1. ¿Indique si un manejo adecuado de documentación generada en su área reduciría los  
tiempos de búsqueda de los mismos?  
100  
100  
80  
60  
40  
20  
0
0
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 1: Manejo adecuado de documentación.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 100%  
de los encuestados respondieron  
que están muy de acuerdo que un  
manejo adecuado de documentación  
generada en su área reduciría los  
tiempos de búsqueda de los mismos.  
El contar con procesos pertinentes  
en el manejo de documentos  
optimizaría de manera oportuna la  
gestión del instituto de posgrado.  
7
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
2. ¿Considera que se debe mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información  
vital y sensible?  
45  
50  
40  
30  
20  
10  
0
30  
15  
10  
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 2: Mejoramiento de los protocolos de almacenamiento y archivo de información.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 45%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que se debe mejorar los  
protocolos de almacenamiento y  
archivo de información vital y  
sensible, el 15% determino estar  
acuerdo referente a este punto; el  
30% determino que se encuentra  
medianamente de acuerdo y el 10%  
respondió que se encuentra casi de  
acuerdo referente a la mejora de los  
protocolos.  
3. ¿Considera que el proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva  
normativa?  
60  
60  
50  
40  
30  
20  
10  
0
20  
20  
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 3: El proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva  
normativa.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 60%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que el proceso de manejo  
documental actual debería ser  
ajustado en una nueva normativa, el  
20% determino estar acuerdo  
8
Cedeño-Macías et al (2021)  
referente a este punto; el 20%  
estructurarse las etapas y procesos  
del sistema de gestión de la  
institución.  
determino encuentra  
medianamente de acuerdo. Se  
considera que deben de  
que  
se  
4. ¿Cree usted que implementando un sistema de gestión documental ayudaría a solucionar  
los problemas que se presentan en relación a los documentos?  
100  
100  
80  
60  
40  
20  
0
0
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 4: Implementación de un sistema de gestión documental para solucionar los problemas  
que se presentan en relación a los documentos.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 100%  
del personal encuestados se  
encuentra muy de acuerdo en la  
implementando un sistema de  
gestión documental ayudaría a  
solucionar los problemas que se  
presentan en relación los  
a
documentos; por lo que es de suma  
importancia desarrollar la estructura  
del mismo y socializarlo con el  
personal de la institución.  
5. ¿Considera usted que deben coexistir procesos de manejo de archivos en físico y digital?  
75  
80  
60  
40  
20  
0
25  
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 5: Deben coexistir procesos de manejo de archivos en físico y digital  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
9
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 75%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que deben coexistir procesos de  
manejo de archivos en físico y digital,  
el 25% determino estar acuerdo  
referente a este punto. Por lo tanto,  
la información que aún no se  
encuentre  
digitalizada  
deberá  
procedes a ser convertida en los  
formatos digitales pertinentes.  
6. ¿Considera usted que es necesario reglamentar la organización y conservación de los  
documentos?  
65  
70  
60  
50  
40  
30  
20  
10  
0
20  
15  
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 6: Es necesario reglamentar la organización y conservación de los documentos.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 65%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que es necesario reglamentar la  
organización y conservación de los  
documentos, el 20% determino estar  
acuerdo referente a este punto; el  
15% determino que se encuentra  
medianamente de acuerdo. Para el  
desarrollo de la propuesta se deberá  
de reglamentar de manera oportuna  
la organización y conservación de la  
documentación.  
7. ¿Considera que se puede consultar documentos de años anteriores para la toma de  
decisiones?  
80  
80  
60  
40  
20  
0
20  
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 7: Se puede consultar documentos de años anteriores para la toma de decisiones.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
1
0
Cedeño-Macías et al (2021)  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 80%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que se puede consultar  
documentos de años anteriores para  
la toma de decisiones, el 20%  
determino estar acuerdo referente a  
este punto. Esto debido a que en la  
actualidad se ha digitalizado un  
porcentaje  
documental  
institución.  
de  
que  
la  
información  
maneja la  
8. ¿Considera importante, que las organizaciones opten por tener un sistema de gestión  
Documental?  
85  
100  
80  
60  
40  
20  
0
15  
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 8: Las organizaciones deben optar por tener un sistema de gestión Documental.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 85%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que las organizaciones opten por  
tener un sistema de gestión  
Documental, el 15% determino estar  
acuerdo referente a este punto.  
Partiendo del análisis es correcto  
afirmar que se debe de aplicar el  
modelo de gestión documental,  
debido a que el personal de  
encuentra de acuerdo con el mismo.  
9. ¿Usted cree que por medio del sistema de gestión documental la información tendrá una  
mayor organización?  
100  
100  
80  
60  
40  
20  
0
0
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 9: El sistema de gestión documental la información tendrá una mayor organización  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
1
1
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 100%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que por medio del sistema de  
gestión documental la información  
tendrá una mayor organización.  
10. ¿Le gustaría estar al tanto del flujo que realiza el documento, desde la radicación hasta la  
generación de la respuesta?  
50  
50  
40  
30  
20  
10  
0
30  
20  
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 10: Flujo que realiza el documento.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 50%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que le gustaría estar al tanto del  
flujo que realiza el documento, desde  
la radicación hasta la generación de  
la respuesta, el 30% determino estar  
acuerdo referente a este punto; el  
encuentran relacionadas con la  
gestión de documentos es posible  
establecer que se debe mejorar los  
protocolos de almacenamiento y  
archivo de información vital y  
sensible, por lo que los procesos de  
manejo documental actual deberían  
ser ajustado en una nueva  
normativa; partiendo de ello se  
considera que implementando un  
sistema de gestión documental  
ayudaría a solucionar los problemas  
que se presentan en relación a los  
2
0% determino que se encuentra  
medianamente de acuerdo.  
Discusión  
Del proceso de recolección de  
información que llevo a cabo con el  
personal que labora en el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí y que cuyas funciones se  
documentos;  
estos  
datos  
concuerdan con investigaciones de  
similar índole como se lo detalla a  
continuación:  
1
2
Cedeño-Macías et al (2021)  
Amaya León (2011), en su estudio  
documentos, las evidencias, un  
servicio más eficiente, el control y  
organización de la documentación  
que conllevará a obtener la mejora  
continua de la institución, la  
excelencia, que no es más que la  
calidad” (2013 pág. 215).  
titulado  
“Propuesta  
de  
implementación de un sistema de  
gestión documental informatizado en  
la universidad Francisco Gavidia de  
El Salvador” establece que en  
Ecuador de manera general es casi  
nula la importancia que se le da a los  
Archivos independientemente del  
tipo de que se trate incluyendo como  
parte de la problemática las  
Instituciones de Educación Superior.  
En tal sentido es evidente la  
necesidad de organizar los Archivos  
en las universidades para facilitar el  
De los resultados obtenida y por  
medio  
del  
análisis  
de  
las  
investigaciones  
previamente  
mencionadas, se hace evidente la  
necesidad diseñar un sistema para la  
documentación en el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí.  
proceso  
y
disponer de los  
debidamente  
documentos  
organizados  
4
. Conclusiones  
en  
series  
documentales, con su cuadro de  
clasificación, identificados  
Por medio del proceso de  
diagnóstico fue posible establecer se  
deben de mejorar los protocolos de  
y
valorados, con su tabla de valoración  
y demás procesos archivísticos.  
almacenamiento  
y
archivo de  
(
pág. 134),  
información vital y sensible, de la  
misma manera es necesario que el  
proceso de manejo documental deba  
reajustarse una nueva normativa  
misma que se base en la Norma ISO  
Bajo una línea de pensamiento  
similar, el autor Font Aranda (2013)  
en su estudio “Implementación de un  
Sistema de Gestión Documental en  
la Universidad Central "Marta Abreu"  
de las Villas, Cuba: Facultad de  
Ciencias de la Información y de la  
Educación” estableció que “con los  
sistemas de gestión documental se  
asegura la conservación de los  
1
5489 por medio de la que sea  
posible reglamentar la organización  
y conservación de los documentos  
Una vez terminado el proceso de  
diagnóstico, es posible mencionar  
que es un aspecto esencial que se  
1
3
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
aplique un sistema para la  
documentación en el instituto de  
posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí basado en la norma la  
Norma ISO 15489 para el instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí en la cual se estandaricen  
los procesos de gestión de  
documentos y archivos de la  
institución.  
Universidad de Guayaquil,  
017.  
2
CEDEÑO MENDOZA, Tito Argenis y  
Secaira Mora, José Isaac.  
2
016. Gestor Documental en la  
Unidad de Documentación y  
Archivo de la ESPAM MFL.  
Calceta: Escuela Superior  
Politécnica Agropecuaria de  
Manabí Manuel Félix López,  
2016.  
CHAVZ GÓMEZ, Ligia Elena. 2017.  
Diseño de un sistema de  
gestión documental digital para  
la empresa CODOCSA S.A.  
Según normas ISO 30300-  
Bibliografía  
AMAYA LEÓN, Sonia Haydée. 2011.  
Propuesta de implementación  
de un sistema de gestión  
documental informatizado en la  
universidad Francisco Gavidia  
de El Salvador. El Salvador:  
Universidad Internacional de  
Andalucia, 2011.  
3
0301, en el periodo 2015.  
Heredia: Universidad Nacional,  
017.  
2
FLOR SAIRA, Marisol Cynthia. 2018.  
Propuesta de un sistema de  
gestión de documentos en una  
empresa de  
carreteras de Moquegua 2018.  
Peru: Universidad César  
Vallejo, 2018.  
constructora  
BONILLA VELÁSTEGUI, Verónica  
Monserrate. 2016. Manual de  
procedimientos para la gestión  
documental de la subsecretaria  
nacional de gestión pública de  
FONT ARANDA, Odalys. 2013.  
Implementación de un Sistema  
de Gestión Documental en la  
Universidad Central "Marta  
Abreu" de las Villas, Cuba:  
Facultad de Ciencias de la  
Información y de la Educación.  
la  
secretaria  
de  
la  
administración dl Ecuador y  
manejo de la información.  
Ambato - Ecuador: Universidad  
Regional Autónoma de los  
Andes "UNIANDES", 2016.  
Granada:  
Universidad  
de  
Granada - Universidad de la  
Habana, 2013.  
CAMPOS CRUZ, Viviana. 2017.  
Diseño para la implementación  
de un sistema de gestión  
documental basado en la  
normativa ISO 9001:2015 para  
FREIRE MENDIETA, Cristina Belén.  
2018. Análisis de la norma ISO  
30301 para su aplicación en un  
la  
empresa  
Urbanbel.  
Ecuador:  
Sistema Gestión  
Documental en el Ecuador.  
de  
Guayaquil  
-
1
4
Cedeño-Macías et al (2021)  
Quito: Universidad Andina  
Simón Bolívar, 2018.  
9001: 2008. Quito: Universidad  
San Francisco de Quito USFQ,  
2
015.  
QUILUMBAQUIN  
Marithza Maricela Q. 2014.  
Sistema de Gestión  
Documental y Archivo en el  
Gobierno Autónomo  
GARCÍA CEPEDA, Jaime. 2015.  
Diseño de un modelo para la  
implementación de un sistema  
de gestión documental en  
FERNÁNDEZ,  
áreas  
u
organizaciones  
jurídicas. Bogotá: Pontificia  
Universidad Javieriana, 2015.  
Descentralizado de Gonzales  
Suarez de la provincia de  
Imbabura. Ibarra: Universidad  
Regional Autónoma de los  
Andes, 2014.  
GONZALES, Pablo Moises. 2016.  
Implementación de un sistema  
de administración documental  
análisis y diseño para la  
optimización al proceso de  
manejo de documentos en la  
VELÁSQUEZ  
REJAS,  
Walter  
Oswaldo. 2018. Propuesta de  
un sistema de gestión de  
documentos en una empresa  
constructora de carreteras en  
Moquegua  
Universidad César Vallejo -  
Escuela de Posgrado, 2018.  
empresa  
Aeroportueria de Guayaquil.  
Guayaquil Ecuador  
Universidad de Guayaquil,  
016.  
Autoridad  
-
:
2018.  
Peru:  
2
OGOSI AUQUI, José Antonio. 2017.  
Análisis y Diseño de un  
Sistema Para la Gestión de  
Archivos de la Oficina de  
Normalización  
Previsional.  
Lima: Universidad Peruana de  
las Américas, 2017.  
PÉREZ CRUZ, Modesto. 2017.  
Diseño de un Sistema de  
Gestión de Documentos en una  
empresa constructora. Sevilla:  
Universidad de Sevilla, 2017.  
PUEBLA ÁLVAREZ, José Patricio.  
2
015. Implementación de un  
Sistema  
Documental  
de  
Gestión  
para la  
administración y gestión de  
documentos, través de  
a
servicios y aplicaciones web,  
necesarias para la certificación  
de empresas en la Norma ISO  
1
5